Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента

5. Об обязательном исполнении решений, принятых на плановых совещаниях, приходится напоминать, тратя на это дополнительное время [61, с. 154].

Можно ли повысить эффективность делового совещания? Конечно. Для этого следует учесть ряд рекомендаций.

Виды совещаний

В зависимости от цели проведения выделяют три основных вида совещаний:

● проблемное – проводится для поиска оптимального решения проблемы посредством дискуссии; предусматривает доклад, ответы на вопросы, прения, коллективную выработку решения;

● инструктивное – проводится в случае необходимости передать распоряжения по вертикали управления снизу вверх для их быстрейшего исполнения; включает конкретизацию и разъяснение распоряжений, ответы на вопросы, назначение сроков выполнения и ответственных;

● оперативное (диспетчерское) – проводится при необходимости получения информации о текущем состоянии дел на участках и в подразделениях организации; в процессе его проведения заслушиваются доклады подчиненных о состоянии дел на местах, попутно на основе полученной информации разрешаются возникающие проблемы.

Существуют и другие классификации совещаний. По сфере применения могут выделяться такие виды совещаний, как конференции, семинары, симпозиумы (в науке), съезды, пленумы (в политике). По тематике различают совещания технические, кадровые, административные, финансовые и т. д.

Исходя из этико-организационных подходов , выделяют диктаторские, автократические, дискуссионные и свободные совещания. На диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией либо распоряжением вышестоящей организации. При этом дискуссии не проводятся, участники только задают вопросы. Разновидностью диктаторского является автократическое совещание, в процессе которого руководитель поочередно задает вопросы участникам и выслушивает их ответы. Участники не имеют права высказывать мнения относительно позиций друг друга. Дискуссионное совещание носит демократический характер. В его процессе происходит обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений. Свободное совещание проводится без четко сформулированной повестки дня.

Подготовка совещания

Чтобы совещание дало эффективный результат, его необходимо серьезно подготовить . Подготовка совещания включает определение цели, основной проблемы, задач, порядка дня. Если вы хотите собрать информацию, узнать мнения сотрудников и их аргументы, определите тему совещания достаточно широко. Если итогом дискуссии должно стать принятие решения по конкретному вопросу требуется узкая формулировка темы. Тему нужно сформулировать в активном ключе (не «Рост затрат в текущем году», а «Что нужно сделать, чтобы снизить наши затраты?»).

Далее необходимо определить состав участников. В совещании обычно участвуют 7-9 (максимум 12) человек. Следует приглашать только тех сотрудников, которые компетентны в решении данной проблемы. При этом если на совещании планируется рассмотрение важного вопроса, этически оправданным со стороны руководителя будет приглашение участников не по телефону через секретаршу, а письменно или в личном общении.

Письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания (то есть повестка дня), должен включать следующие вопросы: тема; цель; место проведения; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; фамилии докладчиков и ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; источники, в которых можно найти информацию по каждому вопросу.

Дату проведения совещания его участникам сообщают заранее, чтобы они могли до его начала ознакомиться с материалами, подготовиться. Обычно время и дата совпадают с днем, который традиционно отводится для подобной деятельности, непредвиденные совещания возможны как исключения. Время проведения совещания должно быть максимально удобным для всех. Не следует отвлекать сотрудников от неотложных дел и лишать их возможности отдыха.

Затем необходимо продумать регламент совещания. Примерный распорядок может быть следующим: общее время проведения – не более 1,5-2 часов работы, перерывы на 10 минут после 45-50 минут работы. Во время перерыва можно предложить участникам прохладительные напитки, кофе, чай, печенье, бутерброды.

Подготовка помещения для проведения совещания включает создание в нем оптимального температурного режима и освещения. Необходимо обеспечить наглядность – от мела и фломастеров до видеотехники, предусмотреть для каждого участника возможность записей.