Управление проектами. Фундаментальный курс

Еще одним важным фактором, влияющим на выбор типа контракта, является стадия жизненного цикла проекта. На этапе разработки концепции высока вероятность внесения изменений в условия закупки, в связи с этим рекомендуется заключать контракт с возмещением затрат. Применяя этот тип контракта, менеджер проекта оставляет возможность внесения изменений в условия контракта, повышая управленческую гибкость. В то время как на стадии ввода в эксплуатацию, когда практически все риски либо уже наступили, либо известно, что они не реализуются, целесообразно использовать контракт с фиксированной ценой для передачи части оставшихся рисков поставщикам.

Если руководство проекта не может четко описать продукт поставки и составить подробное техническое задание на выполнение работ, рекомендуется использовать контракт с возмещением затрат, так как он оставляет заказчику возможность внесения изменений. В противном случае целесообразно заключать контракт с фиксированной ценой.

План управления закупками

Основным результатом планирования закупок является план управления закупками. В нем описывается, как будет осуществляться управление закупками на протяжении жизненного цикла проекта. План управления закупками может включать следующие основные элементы:

• решение «производить или покупать»;

• сроки сдачи результатов поставки и их согласование с расписанием проекта;

• используемые типы контрактов;

• риски, снижаемые за счет передачи части работ проекта на выполнение сторонним организациям;

• риски, возникающие вследствие закупки определенных продуктов, услуг или результатов;

• возможные гарантии выполнения контракта со стороны поставщиков;

• критерии и методику оценки поставщиков;

• процедуры мониторинга выполнения контрактов;

• перечень документов, используемых для управления закупками проекта.

План управления закупками разрабатывается тендерным отделом при централизованном управлении закупками и администратором контрактов при децентрализованном управлении в соответствии с имеющимися в организации рекомендациями. Создание плана управления закупками начинается в процессе определения состава работ, которые будут выполняться за пределами проекта, т. е. при проведении анализа «производить или покупать». Далее из плана управления закупками удаляются работы, которые решено выполнять собственными силами, и указываются сроки сдачи результатов. По мере принятия решений касательно реализуемых сторонними организациями работ в план управления закупками вносятся соответствующие обновления.

14.3. Выбор поставщика и заключение контрактов

Процесс выбора поставщика зачастую довольно сложное и затратное мероприятие для руководства проекта. В том случае, если у команды управления проектом отсутствует опыт реализации подобного рода проектов, бывает даже сложно определить, с чего начать. В общем виде процесс выбора поставщика включает пять основных этапов (рис. 14.3).

1. Определение требований к продукту поставки и поставщикам.

2. Поиск поставщиков.

3. Запрос предложений или запрос цены.

4. Оценка предложений и выбор поставщика.

5. Переговоры по контракту.

Рис. 14.3. Процесс выбора поставщика

Процесс выбора поставщика начинается с определения требований к продукту поставки. В данном случае необходимо сформулировать, что именно мы собираемся закупить, когда и в каком количестве. Требования к продукту поставки должны быть зафиксированы в письменном виде, это, с одной стороны, повысит прозрачность планирования закупок, а с другой – позволит оценить эффективность управления закупками проекта после его завершения. Как правило, на практике для документирования требований к закупкам проекта используются решение «производить или покупать» и техническое задание.

Решение «производить или покупать» – это результат одноименного анализа и представляет собой документ, в котором прописано, какие работы, услуги или результаты проекта будут закуплены на стороне, а какие произведены силами команды проекта. В этом документе может быть также приведено обоснование принятых решений (см. подраздел «Анализ “производить или покупать”»).

Неотъемлемой частью любого контракта является техническое задание на выполнение работ, которое описывает результат поставки и содержание работ, необходимых для ее выполнения. Техническое задание должно быть максимально полным, понятным и лаконичным и содержать подробный перечень необходимых для выполнения работ, а также детальное описание получаемого результата. Однако иногда возникают ситуации, в которых грамотно составить техническое задание невозможно по ряду причин, связанных с низкой осведомленностью заказчика о составе выполняемых работ, их стоимости, ситуации на рынке и т. д.