Управление проектами. Фундаментальный курс

Для повышения информированности заказчика и уточнения сведений о предполагаемых продуктах поставки и поставщиках проводится запрос информации. Запрос информации, как правило, направляется широкому кругу возможных поставщиков и используется для их предварительного сравнения и ранжирования. Для этого необходимо уделить особое внимание формулированию и списку задаваемых вопросов. Запрос информации от потенциальных поставщиков позволяет, с одной стороны, составить наиболее полное техническое задание на выполнение работ и упростить процедуру сравнения поставщиков, а с другой – точнее определить цену закупки и сократить количество будущих изменений в проекте.

В результате анализа полученных ответов на запрос информации формируется «короткий список» поставщиков, с которыми в дальнейшем будет осуществляться более тесное взаимодействие, а также уточняются требования к необходимым закупкам. Для попадания в «короткий список» поставщики должны удовлетворять определенным требованиям: от размеров предприятия и наличия рекомендаций до общей предполагаемой стоимости выполнения работ и наличия необходимых компетенций.

Иногда запрос информации может быть использован заказчиком для подготовки «нужного» поставщика. В данной ситуации проводится детальное изучение списка потенциальных поставщиков, их возможностей и компетенций, выявляются слабые места каждого поставщика. Затем разрабатывается техническое задание и определяются требования к поставщику таким образом, чтобы тендер выиграл «нужный» кандидат.

На следующем этапе после определения требований и составления «короткого списка» поставщиков необходимо провести оценку их предложений по выполнению работ. Однако необходимо удостовериться в том, что поставщики имеют полное и правильное представление как об объеме и сроках выполняемых работ, так и об условиях заключаемых контрактов и требованиях к предоставляемым результатам. Для этих целей организуются так называемые конференции с поставщиками, т. е. встречи, на которых потенциальные поставщики могут задавать любые интересующие их вопросы о предстоящих работах, начиная от сроков и формы представления результатов до системы отчетности и требований к качеству выполняемых работ. На конференциях с поставщиками заказчику необходимо не только донести и разъяснить требования и условия выполнения работ, но и показать, что все претенденты находятся в равных условиях. В противном случае часть поставщиков может отказаться от участия в тендере, что, весьма вероятно, скажется не только на стоимости договора, но и на сроках его выполнения. Удостоверившись, что все поставщики однозначно и правильно понимают объем необходимых работ, проводится запрос предложений или запрос цены.

Запрос предложений направлен на сбор конкретных предложений по выполнению работ, предложение цены, в свою очередь, требует от поставщиков выставить конечную цену для выполнения полного перечня работ. Предложение цены целесообразно использовать, когда требуется осуществить стандартизированную закупку, и главным критерием сравнения поставщиков служит цена. Запрос предложений, напротив, проводится в ситуациях, когда новаторские технические решения по выполнению работ важнее их стоимости. Однако если предложения поставщиков окажутся слишком разными, могут возникнуть сложности с оценкой их привлекательности.

Следующим шагом после получения предложений на выполнение работ от потенциальных кандидатов является оценка предложений и выбор поставщика. Важно, чтобы порядок оценки предложений был определен до рассылки запросов предложений или предложений цен для повышения объективности принимаемых решений. Данная оценка может основываться на таких критериях, как:

• цена контракта;

• понимание потребности;

• общая стоимость или стоимость жизненного цикла;

• технические возможности;

• уровень принимаемого поставщиком риска;

• управленческие, технические и финансовые возможности;

• предоставляемые гарантии;

• производственные мощности и заинтересованность;

• категория и величина предприятия;

• выполнение продавцами прошлых контрактов;

• рекомендации и отзывы;

• права на интеллектуальную собственность;

• права собственности [PMBOK, 2008].