Управление проектами. Фундаментальный курс

Безусловно, самым важным фактором при оценке предложений является их общая стоимость, причем чем проще и стандартнее закупаемый продукт, тем шире будет список потенциальных поставщиков и выше ее значимость. Однако возникают и ситуации, в которых поставщик должен обладать определенными ресурсами, возможностями или компетенциями для выполнения поставленных задач. Необходимость наличия уникальных компетенций и ресурсов служит барьером, существенно ограничивающим перечень возможных претендентов и увеличивающим стоимость закупки. Иногда барьеры бывают настолько высокие, что проблема выбора поставщика теряет актуальность, так как осуществить закупку может только одна организация. Помимо общей стоимости и «физической» возможности выполнения необходимых для проекта работ нельзя забывать о надежности поставщика. Понимание требований к продукту поставки, наличие рекомендаций от партнеров по бизнесу и положительного опыта взаимодействия, личная заинтересованность поставщика и предоставление гарантий в значительной степени повышают уверенность заказчика в выполнении достигнутых договоренностей, что положительно влияет на рейтинг того или иного кандидата.

На этапе планирования проекта должны быть определены не только критерии отбора поставщиков, но и способ их учета. Как правило, для выбора поставщиков применяется система отсева или система взвешивания.

Система отсева предполагает исключение поставщиков, которые не удовлетворяют заданным минимальным требованиям, из списка кандидатов. После этого оставшиеся предложения ранжируются по одному из критериев, например по стоимости выполнения работ. Для разработки системы отсева менеджер проекта совместно с членами команды должны определить не только наиболее важные характеристики предложений, но и их критические значения. Иногда может возникнуть ситуация, когда ни один из поставщиков не удовлетворяет установленным требованиям. В этом случае необходимо внести корректировки в уже принятые решения. Изменения могут касаться как требований, предъявляемых к поставщикам, в случае, если была установлена слишком высокая «планка», так и решений «производить или покупать» в том случае, если найти надежного поставщика, обладающего необходимыми компетенциями, не представляется возможным. Также могут проводиться дополнительные встречи с «коротким списком» поставщиков для выявления и урегулирования проблем с условиями выполнения необходимого объема работ. Для выбора поставщика в данном случае может потребоваться изменение не только типов контрактов и распределения ответственности между сторонами, но и запланированного перечня работ.

Система взвешивания основывается на перечне количественных и качественных критериев, каждый из которых имеет определенный вес. Совокупная привлекательность предложения определяется как взвешенная сумма его оценок по установленным критериям. После оценки совокупной привлекательности всех поставщиков выбирается предложение с наибольшим значением этого показателя. Разработка системы взвешивания так же, как и системы отсева, предполагает определение наиболее значимых критериев отбора. Однако в данном случае вместо определения критических минимальных значений выбранных критериев необходимо оценить их веса или относительную важность. Как правило, веса определяются экспертно руководством проекта на основании существующей информации, специфики реализуемого проекта, опыта выполнения подобных проектов и других факторов. Для оценки относительной значимости критериев может применяться метод анализа иерархий [Саати, 1993]. Разработка системы взвешивания более сложная по сравнению с системой отсева, так как в данном случае необходимо добиться согласованности мнений экспертов относительно весов отдельных характеристик предложений.

После выбора поставщика и предварительного обсуждения с ним ключевых моментов выполнения работ необходимо еще раз провести обсуждение с поставщиками всех основных условий контракта перед его заключением. Для этого проводятся переговоры по контракту, на которых в первую очередь обсуждаются обязанности и ответственность сторон, применяемые правовые нормы в случае нарушения обязательств, подходы к проведению и организации работ, условия оплаты и стоимость контракта. Для заключения наиболее выгодных контрактов менеджер проекта может использовать различные тактики ведения переговоров.

14.4. Администрирование закупок

В процессе администрирования закупок решаются следующие основные задачи:

1. Контроль за осуществлением платежей поставщикам.

2. Анализ и документирование деятельности поставщиков с целью проверки соответствия их действий условиям и требованиям контракта.

3. Раннее расторжение контрактов.

4. Внесение изменений в контракты.