Всему свое место. Необыкновенная история алфавитного порядка

В XIX в. попытки создать новые способы хранения и поиска документов поначалу привели к старому проверенному методу – ведению гроссбуха. Начиная с XVI в. в большинстве европейских канцелярий исходящая корреспонденция перед отправлением копировалась в переплетенные тома, а входящие письма помещались в альбомы, в которых вместо полноценных бумажных страниц имелись только узкие бумажные корешки, на которые и наклеивалась корреспонденция. Обе эти системы обычно придерживались хронологического расположения и предполагали составление указателя, в который вписывались имена получателей или отправителей со ссылками на соответствующие страницы. Чтобы отследить ход отдельно взятой переписки, читателю приходилось использовать оба гроссбуха и оба указателя, переходя на нужные страницы в соответствии с датами получения или отправления писем. Если в переписке участвовало более двух корреспондентов, для восстановления ее хода следовало снабдить каждую запись в указателе перекрестными ссылками на входящие и исходящие письма различных отправителей.

Первое нововведение в хранении документов скорее увеличило, чем уменьшило зависимость от книг такого рода, что только показывает, насколько трудным был отход от практики использования гроссбухов. Копировальные тетради с технической точки зрения представляли собой новинку, но в части организации не давали каких-либо преимуществ. В этих тетрадях вместо обычной бумаги использовалась тонкая папиросная; исходящая корреспонденция писалась специальными копировальными чернилами на обычной бумаге, письмо помещалось под смоченным губкой листом папиросной бумаги, копировальную тетрадь закрывали и помещали в копировальный пресс; под давлением чернила отпечатывались на оборотной стороне папиросной бумаги, с которой могли быть прочитаны. Копировальный пресс обходился дешевле, чем сотрудник-переписчик, копировавший каждое письмо до его отправки; кроме того, новый способ гарантировал, что в копиях не будет ошибок.

Эта система предполагала, что в переписке участвовали по большей части два корреспондента: один в офисе, другой вне его. В действительности в деловой переписке обычно участвовали несколько человек, или групп, или компаний. По мере роста компаний возрастал и объем внутренней корреспонденции: служебные записки и графики, бюджеты и отчеты циркулировали между отделами. Помимо входящих и исходящих писем, администрация производила во множестве и другие виды документов: счета-фактуры, инвентарные описи, заказы на покупку, квитанции о продаже, документы о найме, табели учета рабочего времени – их также требовалось хранить так, чтобы можно было легко найти нужные документы. В XIX в. во многих случаях это подразумевало возвращение к старой системе ячеек.

Копировальный пресс в офисе, 1890-е гг.[508]

Еще в 1708 г. немецкий специалист по торговым вопросам советовал купцам заказать ящик или шкафчик с выдвижными полками для использования в качестве справочного инструмента или хранилища образцов товаров. В качестве примера первого он привел сундук с выдвижными ящиками – по одному на каждую букву алфавита, причем каждый ящик разделен далее на 64 секции, что давало в общей сложности 1536 мелких ячеек, по которым следовало распределять записи[509]. Мы не знаем, был ли такой сундук в действительности сооружен, и само его описание казалось бы фантазией, если только не обратить внимание на продукцию процветавшей некогда мебельной компании Wooton, основанной в Индиане в 1870 г. До конца XIX в. в ней преобладали два типа офисных столов: длинные столы, представлявшие собой конторки, или столы счетоводов, иногда наклонные и достаточно высокие, чтобы служащие могли стоять за ними или сидеть на высоком табурете; и небольшие переносные наклонные поверхности для письма, которые ставились поверх обычных или письменных столов – для удобства людей высокого роста. В некоторых переносных конторках снизу имелось небольшое пространство для хранения, а также один-два ящика; кроме того, выдвижные ящики могли быть и у письменных столов, на которые они ставились. Постепенно на их место стала приходить новая конторская мебель, более удобная для хранения бумаг: стол-бюро с выдвижной крышкой[510].

Письменная поверхность этих столов была почти такой же, как и раньше, – плоская поверхность, на которой при желании можно было расположить наклонную конторку. Но позади нее теперь помещалась встроенная секция с ящичками для сортировки и хранения документов. Более того, в конце рабочего дня служащий опускал крышку, закрывавшую и ящички, и письменную поверхность, и запирал ее на ключ, оставляя в сохранности все свои бумаги. Эти столы обрели популярность не только из-за безопасности хранения, которую они обеспечивали, но и благодаря встроенной секции, избавлявшей служащих от необходимости вести учет входящих/исходящих документов в переплетенных гроссбухах.