Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум

Практическое задание 95

Нанесите процессы своего бизнеса поверх его органиграммы.

Для начала – главные из основных процессов. Будете потом работать над другими процессами – можете нарисовать их поверх оргструктуры на другом листе бумаги для флипчарта.

Напоминаю, что мегамодель всего бизнеса создавать не нужно[432]. Схема «структура и процессы» – это тактический прием, позволяющий команде увидеть сложности в работе процессов, спрямить и упростить их протекание, повысить эффективность. Как регулярный инструмент использовать не рекомендую – не плодите лишнюю документацию.

Что-то хотите изменить в структуре компании?

Возможно, при выполнении заданий этого раздела вы начнете что-то улучшать и в процессах, как мы обсуждали в пункте 17.2 «Цикл «процессы – структура».

18.2. Положение о подразделении

Оно нужно, чтобы все люди в компании, причастные к работе подразделения, понимали его суть: зачем оно нужно, что делает.

Если смотреть традиционные положения, там много разделов, часть которых – скорее формальность. Но есть и действительно важные. По нашему опыту, это (рис. 43):

• Назначение

Суть подразделения, цель его работы – кратко, одной фразой.

• Задачи

Основные направления деятельности, которую выполняют сотрудники подразделения. Задач немного: от трех до пяти.

Если подразделение хорошо выполняет все свои задачи, то его назначение должно достигаться автоматически.

• Функции

То есть конкретные действия, которые выполняют сотрудники подразделения. На каждую задачу – такие-то функции. Их может быть довольно много.

Однако я противник описания функций. Почему?

Подумайте: откуда они берутся?

Правильно – из бизнес-процессов. То есть там они уже описаны. Так зачем же делать пустую работу: переписывать их повторно, создавая нарезку из процессов? Тем более что процессы устаревают, а значит и функции приходится обновлять. Сизифов труд!

И даже если сделать это качественно – все равно вы получите практически бесполезную свалку того, чего хотите от сотрудников подразделения. Им это не поможет выполнять работу лучше.

Рисунок 43. Назначение – задачи – функции

Пожалуй, полезно добавить еще раздел про показатели работы подразделения. Мы подробно разбирали их в главе 11 «Определяем показатели процессов» – но они могут относиться и к другим объектам управления: подразделениям, должностям, ролям, проектам и т. д.

Остальные разделы – если есть желание и время, если вы видите в этом пользу. Напоминаю, что чем более легкой и простой будет документация вашего бизнеса, тем выше ее практическая ценность[433].

Практическое задание 96

Опишите назначение и задачи нескольких важных подразделений вашей компании.

18.3. Должностная инструкция

С должностной инструкцией все просто. Она показывает сотруднику, его руководителю и смежникам, чем он занимается.

Главные разделы – опять же назначение и задачи, только теперь для конкретной должности.

Вместо нудного перечня функций я рекомендую перечислить бизнес-процессы, в которых этот сотрудник принимает участие.

Иногда полезно бывает добавить еще права (или полномочия) – какими особыми правами наделен сотрудник на данной должности. А также показатели. Остальное – по желанию.

Как-то мы работали с одной инвестиционной компанией. Дошли до должности помощника одного из собственников. Владелец – человек умный, утонченный, любил нам чайные церемонии в китайском стиле проводить. Пожелания к помощнику выразил так: «Чтобы с ним было поговорить приятно».