Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Вот и приходится постоянно контролировать такого сотрудника, как бы не натворил чего, а также исправлять его огрехи и просчеты. А для главного бухгалтера постоянно тратить на это свое время – непозволительная роскошь. В итоге мы получаем очередной «чемодан без ручки» – и нести тяжело, и выбросить жалко.

Чтобы не брать на работу кота в мешке, необходимо устроить активный испытательный срок. Не ждать, пока что-то случится, а искусственно моделировать ситуации, которые помогут понять, справится сотрудник или нет. Буквально провоцировать его на совершение тех или иных действий.

При таком подходе уже через месяц станет понятно, что представляет собой новичок. Только не жалейте времени на проверку. Лучше потратить на это месяц, чем потом несколько лет контролировать, как подчиненный выполняет каждое, даже самое простое задание.

Сделать предварительный вывод об уровне знаний кандидата вы можете уже на этапе собеседования. Для этого достаточно задать несколько практических вопросов по ведению какого-либо участка бухгалтерии. Кроме того, можно попросить бухгалтера решить тестовое задание. Есть несколько вариантов таких заданий:

1. Классический тест. Это простой перечень вопросов по бухгалтерскому и налоговому законодательству с вариантами ответов.

2. Тест-задачка. Если вам нужен бухгалтер по расчету заработной платы, предложите соискателю рассчитать, скажем, сумму больничного. При этом задайте реальные условия: оклад, периоды болезней и отпусков и т. д.

3. Тест-ловушка. Он пригодится, если вам нужен подчиненный для работы с первичкой. Дайте ему, к примеру, несколько накладных, среди которых будет один неправильно оформленный документ, и попросите выявить все ошибки.

Задачу окончательной проверки профессиональной пригодности в течение испытательного срока можно делегировать непосредственному руководителю нового сотрудника, например старшему группы или заместителю главного бухгалтера, курирующему данный участок. В процессе текущей работы все пробелы в знании законодательства или бухгалтерской программы обнаружатся достаточно быстро.

С личностными качествами все гораздо сложнее, поэтому их стоит проверять самому главному бухгалтеру (рис. 10.2).

Рис. 10.2. Блок-схема «Испытательный срок бухгалтера»

Более того, личностные характеристики кандидата даже важнее профессиональных. Найти высококлассного специалиста сложно, да и стоить он будет недешево. Гораздо эффективнее взять перспективного сотрудника, который пока чего-то не умеет, но готов быстро обучаться и профессионально расти.

Ниже я приведу несколько примеров того, что обязательно нужно проверять в период испытательного срока. А также расскажу, как именно можно это делать.

Насколько бухгалтер ответствен и аккуратен

Начну с примера. Допустим, вы взяли нового сотрудника на участок расчетов с поставщиками. Расскажите ему правила оформления счетов-фактур.

Через несколько дней попросите знакомого главного бухгалтера, который работает у контрагента, неправильно оформить счет-фактуру и, положив его в общую стопку документов, передайте новому бухгалтеру на обработку. Понаблюдайте, что будет: найдет новый сотрудник этот документ или нет, попросит контрагента исправить его или, как ни в чем не бывало, проведет в учете.

Можно также поручить новому сотруднику проверить папки с документами прошлых периодов, которые достались ему в наследство от предшественника и которые проверяли аудиторы. И затем сверить заключение аудиторов с тем, что удастся найти испытуемому.

Чувствует ли границы своей компетенции

Находясь в отъезде, попросите нового бухгалтера отправить платежное поручение по «Банку-Клиенту» обязательно в тот же день. При этом пароль на вход в систему назовите неправильный. Если позвонит и расскажет о проблеме – молодец. Если, несмотря на то что было четко указано «отправить сегодня», он просто будет ждать вашего возвращения, то тест не пройдет.

И, как я уже говорил, учиться плавать нужно на берегу. Платежку можно отправить и не сегодня, но у сотрудника должен быть четко отработан навык – если поставлена задача на сегодня, значит – сегодня. Чтобы в действительно важной и экстренной ситуации главный бухгалтер был уверен – если он отдает поручение этому сотруднику, все будет сделано в срок.

Ситуацию, при которой приходится постоянно контролировать и напоминать, чтобы ничего важного и срочного не сорвалось, нужно переломить.

Приведу пример из собственной практики. Как-то, находясь в командировке, я попросил свою сотрудницу прислать мне письмо по электронной почте до 18:00. Казалось бы, чего проще? Но в 18:00 письма не было. Оно пришло в 18:42. И не одно, а целых два. Звоню, спрашиваю, почему произошла задержка. Ответ – гениальный: «Отправила позже, чтобы сразу два письма послать».