Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Налицо превышение границ своей компетенции. Она не могла решать, что лучше, а должна была четко выполнить поручение: прислать первое письмо до 18:00, а второе – позже. Или позвонить и спросить: «Можно, я задержу отправку на час, чтобы одновременно прислать два письма?» Вместо этого сотрудница сделала так, как ей удобнее.

Казалось бы, мелочь, но из таких мелочей складывается общая расхлябанность и неуправляемость подразделения. Тут недоделал, там недосмотрел, здесь подзабыл.

Только если каждый из бухгалтеров ответственно относится к своим обязанностям, можно говорить об эффективности бухгалтерии в целом. Если хотите освободить свой рабочий день от подобной суеты – берите на работу исключительно ответственных людей.

Некоторые руководители считают, что сотруднику необходимо объяснять, почему нужно отправить письмо именно до 18 часов. Это, по их мнению, повышает ответственность. Например, сказать: в 18:00 я уезжаю в аэропорт, поэтому письмо, присланное позже, будет неактуально.

Я не думаю, что это правильно. Получается, что я оправдываюсь перед сотрудником. Зачем? Есть указание сделать определенную работу к определенному сроку, и этого вполне достаточно. Излишняя информация только мешает.

Насколько человек инициативен

Приведу еще один пример. Мои сотрудники время от времени тоже проводят семинары. Как-то один очень перспективный коллега подходит ко мне и спрашивает: «Павел, а я что, в следующую среду семинар читаю?» Я отвечаю: «Да». – «А почему ты мне ничего не говоришь? Если бы я к тебе сейчас не подошел, ты бы мне и во вторник, что ли, не сказал, что у меня семинар в среду?» Я говорю: «Да». – «А почему так?» – «Да потому что ты должен сам интересоваться своей загрузкой, а не я за тобой бегать и все тебе разжевывать».

Когда у сотрудника постоянно виснет компьютер, он не должен сидеть и ждать, когда это заметит руководитель. Нужно подойти и рассказать об этой проблеме, так как она приводит к снижению эффективности его работы. Не мучиться со старой клавиатурой, а попросить новую. Придумать более совершенную систему хранения документов, самостоятельно составить инструкцию на свое рабочее место, предложить написать техническое задание на автоматизацию ручных операций и т. д., и т. п.

Нужно приучать сотрудников к инициативе, иначе главный бухгалтер будет тратить слишком много времени, чтобы разобраться, кому чего не хватает для выполнения своих обязанностей качественно и в срок.

Присмотритесь к новичку – если в течение всего испытательного срока от него не поступило ни одного толкового предложения, как сделать свою работу более эффективной, это хороший повод задуматься.

Какой ленью обладает – хорошей или плохой

Лениться на работе не только можно, но и нужно. Но правильно, так как лень бывает или хорошей, или плохой.

Хорошая лень – когда нет желания делать из месяца в месяц одну и ту же работу вручную, если ее можно автоматизировать. Сначала следует поднапрячься и автоматизировать, зато потом голова не будет каждый раз болеть. Допустим, надо настроить групповую обработку однотипных операций. Придется, конечно, написать грамотное техническое задание программистам, но потом в конце каждого месяца будете работать не в авральном порядке, а быстро и качественно.

Примеры плохой лени – лениться распланировать свой рабочий день, своевременно разбирать бумаги на рабочем столе. Это касается в том числе и электронных документов. Наверняка вы не раз видели, что на рабочем столе компьютера живого места нет – весь экран завален файлами. А все оттого, что лень сразу в подходящую папку положить, файл внятно назвать. Например, «Книга1.xls» вместо «Отчет о доходах и расходах за 2-й квартал 2013 года. xls». Сэкономлены секунды, зато потом на поиск какого-нибудь важного документа на компьютере уходят часы и слышатся возгласы: «Куда я его положил? Как я его назвал?»

Когда я работал главным бухгалтером, мне было лень ездить в банк с чековой книжкой. Сначала нужно ее заполнить. Любой главбух знает, какая это нудная процедура. Потом нужно, бросив все дела, срочно лететь в банк, чтобы успеть в кассу до 13:00. Директор ничего не планирует заранее – каждый раз просит наличность в самый последний момент. А в кассе держать – норматив остатка не позволяет. Есть еще один минус работы с наличными – опасность, что кто-то подкараулит и ограбит, ведь суммы иногда снимаются немалые.

В один прекрасный момент мне все это надоело, и я решил узнать в банке, можно ли как-то оптимизировать этот процесс. Оказалось, что можно открыть корпоративную пластиковую карту на имя генерального директора, куда безналично перечислять нужные суммы. А затем он сам в любое время дня и ночи может снять деньги в любом банкомате. Я незамедлительно собрал все документы и открыл две карточки – на него и на себя (на всякий случай).