FYI. Книга для Вашего Развития (ЛП)

Прежде чем начать писать, подготовьте план. Слишком многие пишут, не имея в плана. Пройдите по списку. Какова ваша цель? Каковы основные мысли? Организуйте основные мысли в виде логического обоснования своей цели. По каждой основной мысли – каковы пять пунктов, которые вам хотелось бы донести до читателя? При составлении текста, если предложение не имеет прямого отношения к цели, или к основным мыслям, его не нужно включать в текст. Что бы сказал ваш идеальный читатель через 15 минут после того как прочитал текст? Кто ваша аудитория? Какова их степень осведомленности в этом вопросе, чтобы вам не повторяться? Насколько вам нужно описывать предысторию вопроса? Какие вопросы возникнут у ваших читателей? Есть ли ответы на них в вашем тексте? Какое время нужно потратить на чтение? Выберите один из текстов, составленных вами за последнее время и проверьте его. Присутствует ли в нем основная тема? В каждом ли абзаце есть главное, тематическое предложение? Если вы употребляете одно предложение на абзац, насколько выстроены логически эти тезисы? Дополнительная помощь? – См. № 47 Планирование.

Составление текста. Придерживайтесь составленного плана. Изложите главную мысль или цель во вступительной части, в одном-двух предложениях. Читатель должен сразу понять зачем ему читать этот текст. Затем выделите от трех до пяти смысловых «кусков». Если их будет больше, читатели упустят мысль. Что во введении захватит внимание читателя и заинтересует его в вашем тексте? История, факт, сравнение, цитата, фотография, анимация? Какими пятью техниками вы воспользуетесь, чтобы завладеть вниманием читателей? Какой стиль будет наиболее уместным? Какие мысли являются приоритетными и как бы вы их пояснили? Некоторые мысли лучше пояснять на примерах, для других требуется логическая аргументация, для третьих – факты и истории. Необходимо варьировать приемы, поскольку таким образом можно «достучаться» до большего числа людей.

Тексты для разных аудиторий. К сожалению, один и тот же документ не может восприниматься одинаково разными аудиториями. Во многих случаях вам придется менять длину, интонацию, ритм, стиль и даже смысл и форму изложения. Если одно и то же содержание вам требуется донести до различных аудиторий, всегда спрашивайте себя, чем различаются эти аудитории. И делайте необходимые корректировки. Пишете для высшего руководства? Выберите форму краткого отчета. В одну страницу. Так же как для плана. В конце обязательно обозначьте, принятия какого решения вы ожидаете от руководства. Если руководитель проявит интерес, предоставьте более развернутый документ. Группа поддержки? Какие ресурсы вам понадобятся для осуществления того или иного мероприятия? Им, возможно, понадобится подробное изложение, чтобы они могли составить графики. Юридическая служба? Им нужно обоснование, историю вопроса, параллели на рынке, подводные камни с юридической точки зрения. Прямые подчиненные? Им нужна более подробная информация по выполнению задания для понимания целей и результатов, которые вы подразумеваете. Одним словом, вам сначала нужно создать цельный документ, а затем разбить его на куски, для разных аудиторий. Не пытайтесь «растянуть» этот документ в универсальный текст. Дополнительная помощь? – См. № 15 Ориентация на клиента (внутреннего и внешнего).

Не посвящайте читателя в те детали, которые ему не пригодятся. Упоминание деталей уместно только в том случае, если это помогает понять вашу основную мысль или аргументацию. Какие пять фактов могли бы помочь раскрыть вашу мысль? Даже если речь идет о достаточно длинном отчете, эти пять фактов должны быть обозначены в одном-двух абзацах, а не скрыты в тексте. Читатели забудут, почему они читают о каждой проблеме, поскольку проблемы обычно имеют более одной причины, и внимание их будет отвлечено на другие предметы. Немногие люди готовы читать альманахи. Если ваша аргументация строится на числовых данных, оставьте лишь самую малую часть. Остальное вынесите в приложения.

Снабдите текст заголовками и аннотациями, как это делается в газетах. Если информация располагается более чем на двух-трех страницах, разбейте ее на части и присвойте каждой части свой заголовок: «Проблема с закупками», «Почему нет стройной системы закупок», «Альтернативы закупок», «Вопросы, требующие решения» и т.д.