Хочу свой бизнес. Предприниматель за 72 часа

Все описанные в кейсе документы (если их действительно качественно составить, а потом качественно работать по ним), сколь бы меркантильно это ни звучало, направлены только на одно: максимизацию вашей прибыли. Чем комфортнее сотруднику, тем больше денег он вам приносит. Наша прибыль после внедрения стандартов и CRM-системы увеличилась в полтора раза. Чего и вам желаю.

Безусловно, описывая процессы, необходимо соблюдать баланс. Не всегда нужны многотомные регламенты, как в банках. Для начала достаточно нескольких детальных должностных инструкций. Важно помнить, что от четкого понимания последовательности действий зависят и принятие эффективных управленческих решений, и координация работы сотрудников или структурных подразделений, и полномочия менеджеров и их подчиненных, в том числе возможность делегирования.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – это прежде всего инструмент управления сотрудником, объясняющий, что требуется делать. Она должна быть конкретной, понятной и краткой: двусмысленным или противоречивым документом невозможно руководствоваться, а многостраничный утомительно читать, в нем трудно ориентироваться и, соответственно, легко пропустить что-то важное. Ну и точно не стоит использовать метод «скачать из интернета и распечатать»: должностная инструкция составляется под конкретную должность, функционал которой обеспечивает какой-либо бизнес-процесс именно вашей организации. Когда вы бездумно заимствуете инструкцию, основанную на чужих бизнес-процессах, вы не осознаете, как эффективно выстроить свои.

Должностную инструкцию легче всего формировать по принципу «3 + 20». Суть в том, чтобы в трех – пяти пунктах описать всю работу, которую выполняет специалист. Это его функционал. А потом в 20 фразах расписать ее более подробно, в виде должностных обязанностей.

Вернемся к нашему примеру IT-компании. Чем же должен заниматься наш специалист по вводу данных? Сформулируем его задачи в трех фразах.

1. Выбирать контакты в справочниках согласно указанному маркетинговому портрету.

2. Заносить их в систему.

3. Направлять приветственное письмо (шаблон в наличии) по указанным в контактах адресам электронной почты.

Вроде бы все. А теперь немного углубимся в формализацию. Например, распишем пункт 2.

2.1. Включить компьютер (по завершении работы он, как и все электроприборы в офисе, должен быть выключен).

2.2. Ввести пароль и войти в систему.

2.3. Создать клиентскую карточку.

2.4. Занести в нее наименование компании, ее организационно-правовую форму, ФИО руководителя, телефоны, электронную почту, вид деятельности.

2.5. Сохранить данные в системе.

2.6. Позвонить секретарю компании и проверить актуальность занесенных данных.

2.7. Убедиться, что данные сохранены.

2.8. Занести информацию в отчет.

Кто-то спросит: «Мы что, для дурака составляем должностную инструкцию?» Конечно, нет, но принцип «чтобы даже дурак понял» – один из основополагающих при описании бизнес-процессов. Пишите понятно, последовательно и в меру подробно. И главное – описывайте реальный бизнес-процесс. Вместо текста можете использовать схемы, таблицы, скриншоты, видеофайлы и даже комиксы. Уровень детализации и формат изложения зависят от того, как вашим сотрудникам легче воспринимать информацию.

Кстати, в должностной инструкции можно прописать не только должностные обязанности, но и портрет потенциального сотрудника, подчиненность (кому он подчиняется и кто ему), права, ответственность, формы отчетности. Это облегчит дальнейший поиск кандидата.

Еще одна из важных составных частей должностной инструкции – адаптационный план. Он важен для обеих сторон. Чем раньше человек овладеет принципами работы на новом месте, познакомится со спецификой внутренних процессов, наладит взаимоотношения с коллегами, тем быстрее компания начнет получать отдачу в виде прибыли, а человек – удовлетворение от своей работы. Поэтому задача адаптационного плана – сразу предоставить сотруднику информацию о компании, обязанностях и требованиях, рабочих процессах, целях и задачах.