Коммерческие закупки. Взгляд изнутри.

У меня был один поставщик, который все свои электронные послания писал в стиле смс (наверное, несколько лет назад этот стиль назвали бы «телеграфным»). От него регулярно приходили примерно такие сообщения:

• «Скинул доп на факс жду с кляксой back»;

• «Авто отгрузил ждите в след. птн»;

• «Ген. дал ок на 2 дол. вниз. Берешь?» И т. д., и т. п.

Борьба за «культуру речи» была безуспешной до тех пор, пока я не стала отвечать ему в его же стиле. Например, так:

• «Нужны черн. пласт. кор. 10 тыс. шт. 20х40 с гофр. пр. ASAP!»;

• «Платеж отл. до чтв., сори».

Сначала он перезванивал, чтобы уточнить непонятную ему информацию, но так как по телефону закупщика поймать бывает достаточно трудно, через какое-то время он понял, что от него требуется, и стал присылать письма, написанные традиционным стилем, сохранив только пристрастие к краткости, что, как всем известно, хороший знак.

2. Никогда не отправляйте незапрошенные вложения и массовые рассылки. Прежде чем отправить кому-то какое-нибудь вложение, поинтересуйтесь у получателя вашей почты, принимает ли он вложения и в каком формате.

У получателя может быть установлено совсем не такое программное обеспечение, как у вас, и вообще он может оказаться далеко не таким «продвинутым» пользователем, чтобы, к примеру, разархивировать сжатый вами файл с важной информацией.

Что касается массовых рассылок, то они могут казаться хорошей маркетинговой идеей, но в большинстве случаев они негативно повлияют на репутацию вашей компании. Кроме того, большинство получателей спама не читая отправляют подобные письма в корзину.

3. Оперативность ответов. Если вы сообщаете клиентам свой электронный адрес, будьте добры вовремя просматривать почту и отвечать на получаемые письма, пусть даже кратко и немногословно. В Интернете время вообще течет быстрее, чем в жизни, поэтому не затягивайте с ответами на полученные письма.

Пусть даже ваш ответ будет состоять из одного слова, например «да» или «нет». Желательно отправить его не позже чем через 24 часа после получения письма. Можно оставлять в ответе сообщение отправителя (или его часть), для того чтобы напомнить ему, о чем шла речь в письме, на которое вы отвечаете.

Правда, когда респонденты посылают друг другу письма, в которых хранятся все 140 обращений и ответов, накопившихся за время переписки, это уже перебор.

И, кстати, несмотря на то, что время в Интернете течет быстрее, советую хранить электронную переписку как минимум месяц. А некоторые особенно важные и информативные письма лучше хранить максимально долго, для чего в почтовом ящике следует создать несколько специальных тематических папок, лучше по клиентам.

4. Оформление послания. Естественно, вам нужно настроить ваш почтовый ящик таким образом, чтобы в ваше письмо обязательно вставлялась электронная подпись: ваши имя и фамилия, рабочий телефон, должность или название отдела, название компании и ссылка на ваш корпоративный сайт.