Коммерческие закупки. Взгляд изнутри.

Отсюда и ошибки планирования, которых можно избежать, только если приучать себя к опережающему планированию. Впрочем, иногда даже оно не спасает от выхода ситуации из-под контроля.

Правильный курс: уйти от стихийного планирования к систематическому. Лично я считаю, что необходимо обязательно учитывать в своей системе планирования следующие направления.

1. Использование системного подхода. В частности, это может быть:

• ведение статистики закупок и расхода (использования) товаров или услуг за предшествующие периоды; статистика полученных заявок — в качестве ориентира, помогающего правильно планировать закупки будущих периодов;

• регулярный математический расчет потребности в товаре/услугах на будущие периоды на основе статистики прошлых периодов;

• экспертные оценки вероятности возникновения (увеличения/снижения) потребности по разным группам товаров.

2. Наличие запасных вариантов. У закупщиков, которые серьезно относятся к планированию и понимают, что всего предусмотреть нельзя, обязательно есть запасные варианты, которые можно использовать в случае провалов или ошибок планирования. Например, списки взаимозаменяемых товаров. Если внезапно закончился какой-то необходимый товар, его при определенных условиях можно временно заменить каким-то другим, аналогичным или похожим.

Другой вариант — это достижение соглашения с поставщиками о хранении на их складах «стратегических» запасов товара для нужд компании-закупщика. Суть в том, что поставщик всегда имеет на своем складе некоторый запас товара, который можно в случае необходимости быстро переместить на склад покупателя. По сути он берет на себя часть проблем и обязанностей покупателя и при этом несет дополнительные затраты на хранение излишков. Впрочем, сообразительные поставщики в большинстве случаев используют эту ситуацию с выгодой для себя.

3. Систематизированное управление складскими остатками, в том числе утверждение минимальных и максимальных остатков товара на складах, а также скрупулезный ежедневный/еженедельный контроль текущих остатков материально-товарных запасов.

Эта система в большей степени применима к закупкам товаров, и в меньшей — к закупкам услуг и работ. Для работ существуют другие системы планирования, такие как изучение и прогнозирование потребности, разработка годового плана, расчет сроков и степени естественного износа и амортизации, составление предварительных смет и т. д.

Еще один прием, позволяющий снизить риск ошибок, — это опережающее планирование. Если описать его максимально просто, это означает добавление определенного количества товара к прогнозируемой потребности. Обычно прибавляется от 10 до 25 % в зависимости от того, как сильно варьируется потребность в закупаемом товаре.

Однако у этого способа есть недостаток: подобный вид планирования ограничивается системой фиксирования остатков (неснижаемый остаток товара — максимальный остаток товара); кроме того, при опережающих закупках всегда есть риск попасть в неприятную ситуацию при неожиданном изменении потребности.

Одна вдумчивая и серьезная дама, руководившая работой склада готовой продукции на крупном мясокомбинате, привыкла заказывать упаковку и этикетки на 2 месяца вперед, поскольку выработка продуктов была нестабильной и предсказать заранее, какой именно продукт в каком количестве будет произведен, представлялось невозможным.

К решению делать заказы «впрок» она пришла после того, как на складе пару раз заканчивалась необходимая упаковка.

Однажды, практически сразу после завоза очередной партии заказанных ею ранее этикеток, по каким-то технологическим причинам с производства была снята колбаса «Купеческая». На складе в этот момент оказалось около 200 тысяч этикеток для этого продукта, которые мертвым грузом пролежали там следующие полтора года.

И все эти полтора года завскладом получала регулярные «втыки» за то, что заказала в свое время так неоправданно много этикеток.