Коммерческие закупки. Взгляд изнутри.

В целом при правильно организованном планировании можно почти в любой компании внедрить системные закупки, которые условно можно разделить на три основных метода: квотирование, «по щелчку пальцев» (just in time) и консигнация.

Метод квотирования подразумевает наличие у компании-покупателя более-менее стабильной потребности в определенном товаре. В этом случае договоры поставок могут заключаться на длительный период с указанием конкретных количеств (часто и допустимых процентных отклонений, например ±5 %) и графика отгрузки.

Впрочем, в коммерческих закупках гораздо чаще используется так называемая «плавающая квота». При этом методе также может заключаться долгосрочный договор, однако он является рамочным, и даже если в нем указано какое-то количество товара, которое покупатель обязуется приобрести в течение определенного периода, то оно весьма приблизительно, ориентировочно. Обычно в такой ситуации покупатель ежемесячно предоставляет поставщику конкретную заявку на следующий месяц либо информацию об общей планируемой потребности, а конкретные заказы отправляет уже в течение месяца по мере необходимости.

Метод квотирования хорош тем, что у покупателя есть гарантия стабильного получения необходимого ему товара, а у поставщика есть гарантированный канал сбыта. Кроме того, поскольку квота может меняться в зависимости от колебаний спроса или других сезонных (переменных) факторов, покупателю нет необходимости держать на складе большие товарные запасы.

Недостатком этого метода является то, что применим он только в условиях предсказуемости потребности покупателя. К сожалению, не всегда и не для всех товарных позиций потребность может быть спрогнозирована. Кроме того, не все покупатели готовы связать себя узами долгосрочных договоров всего с одним источником товара.

Наверное, именно такие покупатели придумали закупки по «стандарту», которые я бы тоже отнесла к методам квотирования. На мой взгляд, этот метод наиболее органично подходит для ритейла. Заключается он в том, что устанавливается некий стандарт единичной закупки (поставки) — иногда он приравнивается к минимальной партии, — а также определяется максимально возможное количество поставок на определенный период. Например, отдел свежих и замороженных продуктов супермаркета указывает в договоре поставки в качестве стандарта 3000 упаковок свежемороженой ягоды одного вида, при этом максимальное количество поставок составляет 10 в месяц.

Встречаются варианты, при которых общее количество ежемесячных поставок не ограничивается, однако в этом случае поставщики обычно настаивают на установлении фиксированного промежутка времени между заказами, чтобы было достаточно времени на оформление заявки, производство или формирование партии, доставку и т. д. Например, ближайшая поставка не может быть раньше, чем в течение 7 рабочих дней с даты последней поставки.

Впрочем, что касается ритейла, закупки по стандарту приживаются далеко не во всех сетях. Объясняется это тем, что для сетевых закупщиков значимым конкурентным преимуществом поставщика является отсутствие ограничений как по количеству товара, так и по срокам его доставки. Менеджеры супермаркетов делают заказы не для удобства поставщиков, а исходя из потребности своего конкретного магазина, учитывая колебания проходимости, показатели продаж за предыдущий период, запланированные промоакции и т. д. Поэтому один магазин может заказывать по 20 тысяч упаковок товара еженедельно, а другой супермаркет этой же сети может заказывать точно такой же товар раз в месяц по 10 упаковок.

Думаю, что большинство поставщиков, работающих в ритейле, время от времени сталкиваются с тем, что затраты на доставку маленького заказа превышают их прибыль от продажи товара. С другой стороны, не имея четко прописанного в договоре минимального размера заказа или стандарта, они не могут отказаться от поставки даже смехотворно маленькой партии товара, поскольку в этом случае им придется платить штраф. Подробнее о сложностях ритейла говорится в главе 14.

Метод закупок just in time, или, как его называют некоторые закупщики, «по щелчку пальцев», нетипичен для нашей страны. Скорее он типичен для развитых стран, с отлаженными системами коммуникаций, инфраструктуры и логистики. Название говорит само за себя: как только у вас возникает потребность в каком-либо товаре, вы снимаете трубку, набираете номер телефона своего поставщика и говорите: «Завтра в 8 утра на моем складе № 6 должно быть 2743 лампочки на 60 ватт». И завтра в 8 утра у ворот вашего склада как по мановению волшебной палочки появляется маленький фургончик с надписью «Электротовары».