Коммуникации на раз-два-три

Подготовительный этап: обсуждение ТЗ, анализ имеющихся ресурсов. Планирование: формируем команду проекта, обсуждаем план действий, договариваемся с субподрядчиками, не забываем при этом про другие проекты, которые идут параллельно. Исполнение: шаг за шагом движемся по разработанному плану, в рабочем порядке обсуждаем с клиентом неизбежно возникающие нюансы и дополнения.

Ура, мероприятие состоялось, прошло без сбоев. Клиент вроде доволен. Финал: вступаем в фазу подготовки объемного полного отчета с приложением всей технической и финансовой документации. Правим отчет, учитывая замечания клиента. Сдаем. Финиш!

Заметьте, это я описал только усилия, необходимые для оборудования площадки. А разработка содержания-контента такого мероприятия? А привлечение спикеров? А рекламная и PR-поддержка? А приглашение участников и работа с ними? Все это тоже части большого проекта, и вы несете за них ответственность, если организуете мероприятие под ключ.

А теперь возьмем иной проект. Эстафета олимпийского огня.

Наше агентство обеспечивало коммуникационную поддержку проведения эстафеты для зимней Олимпиады 2014 года в Сочи: 132 города, не считая столь экзотических мест, как дно озера Байкал, Северный полюс и действующая на околоземной орбите космическая станция. Старт был взят в Афинах.

И для Универсиады 2019 года в Красноярске: 33 города, старт в Турине.

Методология «водопада» здесь не работает. Эстафета – длительное перманентное действие, по этапу в каждом из городов.

Невозможно, завершив этап эстафеты в городе А, тут же метнуться с командой на этап в городе В, затем в городе С и так 132 раза.

На помощь приходит итеративный (iteration – повторение) метод проектного планирования. Он подразумевает параллельное выполнение работ с непрерывным анализом промежуточных результатов и внесением необходимых корректив в последующие действия. Каждая итерация – своего рода мини-проект со своим жизненным циклом. Итеративный метод позволяет равномерно загрузить команды, участвующие в проекте (создаем две или три команды и распределяем города между ними), учитывать собственные ошибки и недоработки и избежать накапливаемых рисков по мере развития проекта.

Хорошо агентству иметь в заказчиках компанию типа Coca-Cola, которая за десятилетия тесного сотрудничества с Олимпийским комитетом отладила все нюансы взаимодействия, четко формулирует маркетинговые задачи и ожидания, адекватно оценивает возможности и риски.

Бывает и по-другому. Помимо Coca-Cola, спонсорами эстафеты олимпийского огня сочинской Олимпиады стали две крупных российских компании: РЖД и Ингосстрах. Готовя проект, на стадии планирования мы пришли к обеим и предложили сотрудничество. «Работая на Coca-Cola, мы уже все равно “внутри” проекта и нам ничто не мешает поддержать и ваши коммуникационные активности». Оба раза получили отказ. От Ингосстраха даже во вполне недвусмысленной резкой форме. Что-то типа: «Какие у вас основания сомневаться в стратегическом видении и компетенциях менеджмента компании? Мы, мол, не хуже Coca-Cola понимаем, что и как делаем».

Ну что ж, вольному – воля. Все же основания для сомнений, как выяснилось, были. Все три компании – спонсора эстафеты внесли одинаковый денежный спонсорский взнос. Но социологический опрос, проведенный по завершении проекта, однозначно свидетельствовал: маркетинговые цели достигнуты только одной из них. Нетрудно догадаться, что этой компанией стала Coca-Cola. Большинство россиян присутствия Ингосстраха в проекте попросту не заметили.