Коммуникации на раз-два-три

Совсем неприятно, если случается проблема, не решаемая деньгами. К примеру, «на берегу» не учли рисков, связанных со сроками исполнения обязательств со стороны субподрядчиков и не уложились в договорные сроки. Деньгами делу не поможешь – приходится идти к заказчикам с повинной головой.

Ох, как это неприятно, вы уж поверьте.

О чем следует задуматься, прогнозируя риски того или иного проекта? Критериев, по которым проект подлежит оценке на предмет рисков, собственно, три: непротиворечивость, вероятность и потенциальный ущерб.

Возьмем в качестве примера несложный проект. Допустим, вы планируете пресс-тур. Группа журналистов и блогеров в сопровождении вашего сотрудника посещает производственную площадку клиента. Ну, молоко, допустим, они разливают или лекарства производят. Установили новое оборудование, желают показать медийным лицам. Ждут публикаций впоследствии.

Первый критерий проверки на наличие риска – это внутренняя непротиворечивость плана проекта. Нет ли в нем неувязок, в результате которых дело пойдет не в ту сторону? Здесь проект понятный и простой: узких мест, по сути, всего два – журналисты могут пообещать, но не поехать, или транспорт может подвести.

Что еще следует принять во внимание при планировании этого проекта, исходя из принятого нами «приоритета здравого смысла»?

Да, в общем, пожалуй, больше ничего.

Второй критерий проверки – вероятности наступления события, приводящего к риску. Какова вероятность того, что из пятнадцати человек, подтвердивших намерение участия в пресс-туре, кто-то не явится? Она довольно велика. Люди творческие, жестких обязательств перед организаторами пресс-тура не имеют. А какова вероятность, что в дороге сломается автобус и не будет иной возможности добраться до места? Маловероятно, но возможно. Соответственно, оцениваем вероятность первого риска как довольно высокую, второго – как низкую, но тем не менее возможную.

Наконец, третий критерий – «масштаб бедствия». Если событие все же произошло, как оно воздействует на проект? Допустим, вы пригласили в пресс-тур пятнадцать человек, а поехали, в результате, двенадцать. Критично ли это для проекта? Не слишком.

Остальным все покажете, материалы все равно выйдут, если вы правильно отработаете с приглашенными, клиент продемонстрирует гостям свое производство, пресс-тур состоится. Беда относительно невелика. А вот если вас подведет компания, у которой вы заказали автобус на всю группу, и вы не сможете оперативно организовать подмену? Никто никуда не поедет – проект сорвется.

Степень воздействия – высокая.

Лучше, как известно, быть богатым и здоровым, чем бедным и больным. Само собой разумеется, что событие с низким воздействием на конечный результат проекта и малой вероятностью возникновения пугает нас меньше, чем событие весьма вероятное и сильно сказывающееся на результате.

Проект с нулевыми рисками невозможен. Проект с высокой степенью риска, вполне вероятно, не рентабелен или просто невыполним.

Коммуникационный проект всегда несет в себе риски, и это нормально.

Собственно, талант менеджера и заключается в том, чтобы выбрать приемлемую степень риска и спланировать проект таким образом, чтобы возможных рисков избежать или минимизировать.

В этом помогает и накопленный предыдущий опыт, и грамотное планирование, и учет возможных рисков при формировании стоимости проекта.

Организация пресс-тура журналистов и блогеров на производство – небольшой коммуникационный проект. Но и он отнюдь не прост. Глядите. (Будем считать, что вы уже работает с этим клиентом и вам не нужно бороться за заказ.) Вам необходимо:

Врубиться, что именно клиент хочет продемонстрировать в ходе пресс-тура, насколько это интересно представителям медиа, в чем новизна и под каким соусом это «скормить» журналистам и блогерам. Раз.

Составить список тех, кого бы хотели видеть в составе приглашенных, дать краткую характеристику каждому из них и ресурсу, который он представляет. Согласовать этот список с клиентом. Два.

Лично пообщаться с каждым из приглашенных, при необходимости, встретиться. Доходчиво объяснить, зачем ему это нужно и что мы от него ждем в результате. Три.

Продумать сценарий и логистику пресс-тура. Подготовить раздаточные материалы. Согласовать все это с клиентом. Четыре.

Организовать и сопроводить группу. Фото– и видеосъемка, если необходимо, развлечение и питание гостей тоже на вас. Доставить всех обратно живыми, здоровыми, не сильно пьяными. Пять.

Связаться с каждым по итогам поездки, поблагодарить, ответить на вопросы, если таковые остались. Шесть.

Сделать мониторинг публикаций, вышедших в результате пресс-тура. Семь.

Подготовить сводный отчет, согласовать его с клиентом. Восемь.

Уф-ф, проект закрыт, можно расслабиться. А вернее, переключиться на следующий.

Сейчас я описал последовательность действий при решении очень небольшой и весьма типичной для сотрудников коммуникационного агентства задачки. Маленький понятный проект с приемлемыми рисками. В большом проекте планирование на порядок сложнее, количество неопределенностей кратно больше, риски выше – это тоже ясно.