Коротко и точно: новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире

СОВЕТЫ И УЛОВКИ

➊ Плохие письма начинаются с неудачной темы письма. Вам нужна короткая прямолинейная срочная тема.

Человек должен понять, почему следует открыть письмо СЕЙЧАС.

➋ Вы должны сообщать новость или задавать вопрос в первом же предложении, всегда.

Пусть люди понимают, что они ДОЛЖНЫ читать дальше.

➌ Дайте получателям контекст «Почему это важно».

В письмах это повторяемая основа, сразу после которой идут подтверждающие данные.

➍ Буллиты облегчают читателям, и просматривающим по диагонали, и внимательно изучающим текст, выделить наиболее важные моменты или вспомогательные идеи.

➎ Выделяйте жирным шрифтом любые слова, цифры или имена, если хотите привлечь к ним внимание – это, опять же, идеальная ловушка для тех, кто просматривает, а не читает.

➏ Ясные, интуитивно понятные визуальные образы помогают усилить или оживить важный тезис.

ПРИМЕР № 1

До применения Умной краткости

После применения Умной краткости

ПРИМЕР № 2

До применения Умной краткости

После применения Умной краткости

16. Умная краткость на ваших встречах

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

871 слово

6 минут

Подумайте о тех часах вашей жизни, которые вы никогда не вернете, ведь вы потратили их на слишком длинные, затянутые, бесполезные совещания.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Вы можете изменить культуру и результаты работы вашей команды, если будете использовать умную краткость на совещаниях. Вы выделитесь как человек, который ценит время других и хочет сказать что-то важное.

• Первый шаг – научиться проводить собрания. Трое из четырех человек не обучались тому, как проводить хорошие встречи. Неудивительно, что так много совещаний проходит просто ужасно.

• Другие люди такие же, как и вы: 90 % признаются, что на собраниях погружаются в свои мысли, а 72 % во время них занимаются другой работой (HBR Design Thinking).

• Теперь используйте принципы, изложенные в этой главе, для создания согласованности, определения четкого направления и достижения лучших результатов.

ПРЕДЫГРОВАЯ РАЗМИНКА: Успех встречи обычно определяется еще до ее начала.

• Звучит глупо, но убедитесь, что вам действительно нужна встреча. Если требуется конфиденциальность или грубая откровенность, лучше пообщаться один на один.

• Человек, назначающий встречу, должен определить цель (одно прямое предложение) и повестку дня (максимум три пункта) в электронном письме до начала встречи.

• Постарайтесь сделать это накануне вечером, на случай если участники будут заняты в день мероприятия. Это даст достаточно времени для размышлений.

• Джефф Безос, как известно, доводит это до крайности, основываясь на своем недоверии к презентациям в PowerPoint, которые, по его словам, скорее запутывают, чем проясняют ситуацию. «Вместо этого мы пишем структурированные шестистраничные записки, – сказал он в письме акционерам, – Мы читаем одну из них про себя в начале каждого собрания, как в читальном зале».

• Шести умных предложений будет достаточно!

• Если возможно, набросайте конкретные решения или действия, которые нужно предпринять.

Во время совещания:

1. Выставьте ограничение по времени: если все делать правильно, обычно достаточно 20 минут. Большинство людей похожи на роботов, автоматически устанавливающих продолжительность совещаний на 30 минут и более, независимо от того, сколько нужно успеть сделать. Вытряхните эту культуру из вашего офиса, и вы засияете.

• Подход Slack кажется разумным: 25 минут или 50 минут. Тогда, если у вас запланированы встречи одна за одной, вы не опоздаете на следующую. Возможно, вы даже успеете выпить кофе.

• Попробуйте проводить микро-совещания (от 5 до 10 минут). Не существует законов, требующих делать совещания дольше, чем это необходимо.

2. Чтобы открыть встречу, начните с заголовка – сформулируйте цели в одном предложении, отправьте письмо заранее по электронной почте. На встрече озвучьте. Что необходимо решить или обсудить?