Коротко и точно: новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире

3. Во втором предложении объясните «почему это важно» для данной конкретной группы в данный конкретный момент. Люди заняты, часто быстро забывают тему конкретного собрания. Дайте им понять, зачем они здесь.

4. Далее однозначно укажите, какие конкретные решения необходимо принять. К ним вы вернетесь в конце, сделав выводы.

5. Направляйте дискуссию, задавая тон сосредоточенности и эффективности. Считайте это здоровым давлением среди равных. Если кто-то начинает отклоняться от темы, прервите его с улыбкой: «Не по теме!» Взмах руки может добавить юмора и снять остроту.

6. Вовлекайте всех в диалог. Часто самые тихие люди могут сказать что-то действительно умное. Поощряйте молчаливых тоже поделиться своим мнением. По крайней мере, они оценят ваше предложение.

7. Когда остается 2 минуты, завершайте обсуждение. Резюмируйте выводы и конкретизируйте следующие шаги. Сообщите команде, что вы отправите электронное письмо с напоминанием о них до конца рабочего дня.

После совещания:

• Пока сессия еще свежа в памяти, отправьте группе небольшое электронное письмо со списком последующих действий, используя маркированные пункты.

• Мы обнаружили, что эти электронные письма часто побуждают людей добавлять пункты, о которых они подумали после встречи, что может избавить от необходимости проводить еще одну встречу.

Как не стоит делать:

• Болтовня и любезности – это ваша награда за то, что вы пришли раньше. (Или, если вы любите светские беседы так же, как Джим, ваше наказание.) Когда приходит время начала совещания, а вы все еще говорите об обеде или выходных, вы сигнализируете группе занятых людей, что эта встреча не так уж важна. Так зачем же вы ее проводите?

• Слишком много людей, слишком много тем, слишком много времени. Сослуживцы вряд ли что-то скажут виновнику, запланировавшему такую встречу. Но они заметят – и запомнят.

Как делать правильно:

• ЗАВЕДИТЕ КУЛЬТУРУ НАЧИНАТЬ ТОЧНО ВОВРЕМЯ. В первую неделю после переезда президента Джорджа Буша-младшего в Белый дом в 2001 году Карл Роув, обладавший приличным влиянием, опоздал на встречу в Овальном кабинете. Сразу после начала президент велел помощнику запереть дверь. Роув больше никогда не опаздывал.

• БЛАГОДАРИТЕ ЛЮДЕЙ ЗА ТО, ЧТО ОНИ ПРИШЛИ ВОВРЕМЯ. (Сами решайте, будете ли вы запирать двери.) До конца встречи вы являетесь голосом разума.

• РАСПРЕДЕЛЯЙТЕ ЗОНЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ. Убедитесь, что все понимают, что и к какому сроку им нужно сделать.

17. Умная краткость в ваших речах

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

1418 слов

10 минут

Когда вы в последний раз слышали речь, тост или шутку и думали: «Было круто. Но хотелось бы подлиннее и потуманнее».

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Ответ – никогда. Рецепт для отличной речи: сделайте замечания достойными внимания аудитории, а вашу одну Большую вещь – запоминающейся.

В речах, как и в жизни, не нужно много говорить, чтобы что-то изменить. Действительно, некоторые из самых знаковых речей в истории были короткими:

• Геттисбергская речь: 272 слова

• Знаменитая инаугурационная речь Джона Ф. Кеннеди: менее 15 минут

• Речь Джона Куинси Адамса о Декларации независимости: 3 неотъемлемых права, а не 22

Эксперт по коммуникациям Нэнси Дуарте выступила с известным докладом на TED, изучив ритм, сюжетную арку и содержание известных речей, включая «У меня есть мечта» Мартина Лютера Кинга-младшего и презентацию iPhone Стива Джобса в 2007 году. Ее версия «секретной структуры» великих речей, изложенная в Умной краткости:

• Опишите статус-кво: как мир или тема выглядит сегодня.

• Противопоставьте ему свою возвышенную идею – в идеале, в ней и кроется смысл вашей речи.

• Двигайтесь вперед и назад от того, что есть, к тому, что могло бы быть.

• Сделайте призыв к действию.

• Закончите ярким изображением утопии, если они примут вашу идею.

Посмотрите медленное, соблазнительное представление Джобсом своего iPhone.

• Он восхищается собственным продуктом, приглашая зрителей подумать о том, каким мир мог бы быть: прекрасным, футуристическим, захватывающим.

• Он держит его в руках, показывает, вертит и параллельно описывает недостатки других телефонов.

• Затем он включает его, как будто открывает окно, чтобы показать вам луну. Он загорается. Это магия и мистика.

• Он эффектно заканчивает обещанием лучшего завтра – и еще больших чудес в будущем.