Люди, которые сделали Игры. Бизнес-рецепты большого проекта

Вовлечение подрядчиков. Мы придумываем формат HR-клуба, в который приглашаем всех HR-коллег из партнерских компаний. Встречаемся в среднем раз в месяц, обмениваемся информацией, обсуждаем сложные совместные задачи и их решения. С одной стороны, это интересное профессиональное общение, с другой – мягкий мониторинг ситуации. Ближе к Играм мы используем эту площадку, чтобы передавать через HR-ов учебные материалы. Карина Худенко, партнер PWC, берет на себя роль хозяйки клуба и гостеприимно принимает нас в офисе PWC на протяжении всех лет.

Включение в тендерную документацию информации о человеческих ресурсах. Понимая всю сложность ситуации на рынке труда в Сочи, мы видим риски подрядчиков именно в обеспечении квалифицированным персоналом. Чтобы стимулировать движение мысли наших партнеров в этом направлении, мы включаем в тендерную документацию пункты, связанные с обеспеченностью персоналом: план набора, план обучения и мотивации. Важно, чтобы подрядчик, подписываясь на какую-то задачу, сразу думал о человеческих ресурсах, ведь в наших условиях здесь требуются небанальные решения.

Единое окно. Вместе с Kelly мы открываем Центр олимпийской карьеры: единое окно для всех поставщиков и подрядчиков, работа которого направлена на то, чтобы на рынке не началась драка за кадры и каждый подрядчик и поставщик мог найти себе людей.

Обучение, обучение, обучение. Мы передаем подрядчикам наши учебные материалы, обучаем представителей наших партнерских компаний, чтобы они лучше понимали контекст, свою роль в этом большом мероприятии, знали все об играх, клиентах.

Почти микроменеджмент. Ближе к Играм мы еженедельно просим поставщиков и подрядчиков присылать сводки по ситуации с персоналом, чтобы вместе вовремя запеленговать и предотвратить риски.

Все это позволяет нам стать с подрядчиками почти одним целым.

Глава 45. К концу света будь готов

Вы можете использовать только тот навык, который тренируете.

Рик Рескорл

 – вице-президент банка Morgan Stanley по безопасности, бывший офицер армии США британского происхождения.

Любое неожиданное событие влияет на операционную деятельность, и команда должна уметь реагировать быстро и максимально эффективно. В такие моменты эмоции накрывают лавиной, из-за чего можно принять не самое лучшее решение. А требуется только самое правильное.

Самый частый форс-мажор – это отмена или перенос соревнований из-за неподходящей погоды. Например, начался сильный снегопад. А значит, по принципу домино запускается целая цепочка проблем. Так, нужно проинформировать тысячи зрителей и придумать, как компенсировать им это неудобство. Еще – изменить рабочий график тысячи людей, поменять расписание транспорта, предложить десяткам тысяч болельщиков занятие, позаботиться о приготовлении дополнительных блюд и вообще о большем количестве еды, спланировать ее доставку… Но ведь дороги замело, ни машины, ни автобусы проехать не могут, а значит, нужны десятки дополнительных рук!

Или, например, сильный ветер. Он может снести все временные шатры, где находятся зрители, сотрудники, журналисты, повредить трибуны – потребуется срочная эвакуация спортсменов, зрителей, персонала. Куда бежать, за что хвататься?

Или по дороге на горнолыжный объект сломался автобус с техническим персоналом, который готовит склон для спортсменов. Надо срочно вызывать запасной, иначе ребята не успеют подготовить склон. И сколько автобусов нужно иметь в запасе?

Таких адреналиновых «а что, если…» может быть много, и порой неожиданности происходят одновременно. Может случиться то, что уже есть в твоем списке авралов и поэтому не вызовет у сотрудников массовую паническую атаку. Но иногда случается то, чего вовсе не ждешь, поэтому действия команды должны быть доведены до автоматизма.

Этому нужно учиться, и поэтому мы открыли Школу операционной готовности. Школой руководит Дмитрий Годунов, который на Играх возглавил ГОЦ – Главный операционный центр. Мы с Павлом Алферовым помогаем Диме как методологи и фасилитаторы.

Фото 100. Наш главный операционный центр

Уроки в этой школе проходят в формате креативных тренировок.

Рис. 21. Основные элементы креативных тренировок

Первый этап креативной тренировки – подготовка сценария. Мы продумываем различные сценарии событий из серии «а что, если…», определяем участников этой ситуации, обсуждаем алгоритм реагирования, действий. Анализируем, где у нас есть пробелы – в системе управления, коммуникациях, компетенциях, технологиях, и эти пробелы заполняем.

Первый урок. Собрались десять руководителей. Мы должны обсудить несколько сценариев и выйти с готовыми решениями.

Сценарий первый. Легкий, для разминки.