Новые подходы к управлению затратами и ценообразованием

Формы отчетности не являются законодательными. Они разрабатываются командой улучшения, потом проходят согласование с руководителями подразделений, в которых они будут использоваться. Это логично, так как, несмотря на то, что руководитель антикризисной команды наделен большими полномочиями, вполне могут возникнуть вопросы в части представления данных по форме или по содержанию. Возможно, какую-то информацию, которую требует группа улучшения, подразделение просто не может предоставить в связи с отсутствием необходимых данных, или же данные могут быть предоставлены, но форма их предоставления отличается от той, которую требует команда улучшения. После согласования формы ежедневной отчетности она утверждается руководителем предприятия.

Таким образом, мы снова сталкиваемся с тем, что каждый вид деятельности, каждый этап работы требует изначальной информации. Причем эта информация должна быть не только достоверной, но и оперативной, а в случае с экспресс-методом оптимизации бизнес-процессов – сверхоперативной. Благодаря правильной постановке учета и документооборота предприятие начинает немедленно работать на оптимизацию. Грамотная постановка учета с предоставлением ежедневных отчетов позволяет руководству предприятия в режиме реального времени определять направление, дату и объем потребляемых ресурсов.

Надо отметить, что при любых действиях, направленных на оптимизацию затрат, большое значение играет человеческий фактор, который никак нельзя сбрасывать со счетов. Практически с началом сбора информации предприятие уже получает ряд выгод, связанных именно с человеческим фактором.

При предоставлении ежедневных отчетов усиливается контроль за работой сотрудников, что является сильным стимулом для роста производительности труда.

Замечено, что если заявка на выделение ресурсов (получение материалов, оплаты и т. д.) должна пройти несколько инстанций для согласования, количество таких заявок на предприятии сокращается. И это опять человеческий фактор. Поскольку «бегать с бумажками» у нас (да и везде, наверное) не очень-то любят, заявки делаются только в случае действительной необходимости.

Анализ ежедневных отчетов дает информацию о работе сотрудников, позволяя также выявить задачи и обязанности, с которыми они не справляются из-за нехватки времени, и помогает расставить приоритеты в выполнении задач по их важности. Помимо этого, появляется информация, позволяющая произвести перераспределение (частичное, а иногда и полное) обязанностей. Так, например, с более квалифицированного сотрудника можно снять часть менее важных заданий, с выполнением которых может справиться сотрудник с меньшей квалификацией (а, следовательно, более низкооплачиваемый). В конечном итоге перераспределение выполняемых задач позволяет повысить эффективность труда без увеличения расходов на заработную плату. «Побочным эффектом» такого перераспределения может стать и снижение нагрузки на часть сотрудников, что косвенным образом тоже влияет на производительность труда, так как снимает предпосылки к стрессовым ситуациям в коллективе.

Ежедневные отчеты позволяют за относительно короткий срок собрать достаточное количество оперативной информации, на основании которой анализируются затраты. Результаты анализа служат опорной точкой для разработки мер по снижению затрат.

На этом этапе учет затрат переходит в управление затратами.

Как показывает практика, применение экспресс-метода оптимизации бизнес-процессов может дать реальное снижение затрат в течение 3 месяцев до 15 %. Кроме того, параллельно происходит упорядочение в расчетах предприятия с поставщиками и клиентами, повышается производительность труда, в ряде случаев сокращается производственный цикл.

В конце данного этапа команда улучшения обязана подготовить руководству отчет о проделанной работе, а также свои предложения по вопросам дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.

Основным отличием экспресс-метода от обычных методов оптимизации является то, что он применяется как экстренная мера, когда за короткий срок необходимо получить максимально заметный результат, чтобы снять остроту кризисной ситуации. Естественно, если удовольствоваться лишь экспресс-методом, предприятие скоро снова окажется в кризисной ситуации. Дальше – опять «затягивание гаек» с помощью экстренных мер. Экономической стабильности такое предприятие вряд ли добьется. По окончании экспресс-оптимизации, которая, как мы помним, затрагивает только очень небольшую часть наиболее дорогостоящих бизнес-процессов, предприятию следует продолжить работы по оптимизации на основе планов, разработанных по предложениям группы улучшения.