Пиши без правил. Грамотность и речь в деловом и личном общении

Называйте конкретное время отклика и старайтесь соблюдать его. «Спасибо, я получил ваш пресс-релиз и отвечу вам до завтрашнего вечера». Если понимаете, что никак не успеваете до указанного вами срока — напишите и предупредите об этом. Если вы этого не сделаете, то потом не удивляйтесь, если собеседник решил, что вы «пропали с концами» и за это время нашёл другого партнёра для решения необходимой задачи.

Поверьте, соблюдать данные формулы вежливости нетрудно и не занимает много времени. А повисшее «свинцовое молчание» красноречиво характеризует деловые качества вашего потенциального партнёра и в перспективе предстоящую рабочую ситуацию отнюдь не лучшим образом. Для опытного человека это серьёзный повод насторожиться и, если уж обратного хода нет, заранее продумать прикрытие, запасные варианты и пути отступления на случай гипотетического форс-мажора.

Фига с бантом

Для вашего удобства наш банк переходит на новый режим работы.

И ниже мелким шрифтом:

Отделение будет работать 14, 15 и 16 февраля. 11, 12 и 13 февраля отделение банка закрыто по техническим причинам.

Такое объявление красовалось на дверях банка в Новосибирске, куда мы прибыли по делам на три дня. Как раз именно на те три дня, в которые он неизвестно почему («по техническим причинам») оказался закрыт. Причём не просто так, а специально «для нашего удобства». Можно себе представить, с какой «благодарностью» мы до сих пор вспоминаем заботу администрации банка о нашем благе.

Последнее время при любых внезапных изменениях в условиях или распорядке стали постоянно использовать оборот речи «для вашего удобства». Причём тогда, когда об удобстве клиентов как раз таки никто не собирается думать. «Для вашего удобства магазин переходит на летний режим работы». Что это значит? То, что теперь магазин будет закрываться раньше на три часа. В чём тогда наше «удобство»? Наверное, в том, что покупатель, надумав купить, к примеру, штаны, придёт в магазин — а он уже закрыт. «Вот и хорошо, — обрадуется он, — так-то мои денежки целее будут, а без штанов я уж как-нибудь обойдусь». «Для вашего удобства отделение „Почты России“ устанавливает новый режим работы». При этом выясняется, что новый режим работы сокращён с шести дней до пяти.

Такая, с позволения сказать, «вежливость» выглядит совершенно однозначно: не как забота о клиенте, а как издевательство. Если вам надо, что называется, «на ходу переобуться» — нарушить договорные обязательства, перенести сроки выполнения проекта, изготовления заказа или дни проведения занятий, сократить рабочие дни или ещё жёстче сжать дедлайны — это ваши проблемы, за которые вы несёте ответственность перед клиентами, покупателями, заказчиками или партнёрами. Во всех таких случаях полагается извиняться, а не сообщать взаимодействующей стороне о ваших самовольных изменениях как о завидном бонусе, особом одолжении и выигрыше по трамвайному билету.

Рекомендация «не надо сластить пилюлю» является общей для всех без исключения видов делового и официального общения, и в первую очередь, конечно, это касается деловой переписки. Отказывая, будьте вежливы, но это не означает, что ложка лицемерия напоследок способна скрасить ваш отказ и сделать горькую правду более съедобной. Неприятное впечатление производят псевдооптимистические фигуры речи в конце послания с отказом:

Доброго времени суток, господин Скунсов! К сожалению, ваш проект не соответствует техническим требованиям конкурса. Надеемся на успешное сотрудничество в дальнейшем.

Если в перспективе никакого дальнейшего сотрудничества не предполагается, не следует его и упоминать. Подобные бюрократические тропы не украшают текст. Они являются не формулами вежливости, а самыми что ни на есть корпоративными штампами и бациллами казённого офисного словоблудия.

Включай секатор и сепаратор

Неточные определения, абстрактные указания, лишние слова «размывают» текст и, как любое многословие, делают его бестолковым и маловразумительным. Кроме того, невнятный текст отнимает время у адресата, который должен заниматься дешифровкой бессвязных фраз, с трудом понимая, в чём месседж. В составлении делового сообщения есть три составляющие, которые надо стремиться соблюдать: тема, краткость, ясность.

Тема

Трудно в это поверить, но в 2022 г. на электронную почту нам регулярно приходят письма с пометкой no subject или «без темы». Не сочтите за труд озаглавить своё послание. Помните, как в начальной школе надо было разбить рассказ на части и придумать заголовок к каждому отрывку? Оказывается, это очень полезное задание для того, чтобы вовремя научиться двум важным навыкам: а) выделять главное и б) кратко его формулировать.