Пиши без правил. Грамотность и речь в деловом и личном общении

Писать название темы необходимо для того, чтобы ваше письмо не затерялось в потоке другой корреспонденции, как безымянная шхуна в бурном море, и чтобы спустя какое-то время его проще было бы найти — иногда это бывает нужно даже через несколько лет. Поэтому не надо вместо темы писать обобщающие слова типа «важный вопрос», «просьба», «срочная просьба» или «выгодное предложение». Вместо этого пишите конкретно: «Выставка в галерее „Паразит“», «Аренда пакгауза под клуб на Лиговском 50», «Экспорт компрессора ЗИФ-ШВ-5М в Анголу», «Вагон свиного навоза из Могилёва по бартеру». Тогда получатель точно не перепутает исходящий от вас источник информации и в случае необходимости без труда отыщет вашу депешу в любое время.

Краткость

Если в вашем письме поднимается сразу несколько самостоятельных изолированных друг от друга вопросов, то пронумеруйте их по степени важности и укажите сроки к каждому из них. Представьте, что вы просите получателя: 1) оценить ваш синопсис к музыкальному клипу, 2) ответить на вопросы небольшого блиц-интервью, 3) выбрать и прислать вам пять фотографий исполнителей вокальных партий в новом музыкальном проекте для размещения их в материале на сайте вашего издания. Причём вам надо, чтобы задачи пунктов 2 и 3 были решены как можно скорее, потому что их уже прямо сейчас с нетерпением ожидает от вас выпускающий редактор, а вот с просьбой, изложенной в пункте 1, можно повременить. Если всё это будет отправлено скопом одной телегой, ваш респондент почувствует, что его грузят, это вынудит его взять паузу (а паузы, как мы уже выяснили, не сулят ничего хорошего). Ему придётся тянуть с ответом до тех пор, пока он не будет готов выполнить все три просьбы, чтобы отправить вам, в свою очередь, такую же нагруженную тремя ответами телегу. А если в одной из трёх позиций вдруг возникнет непредвиденный затор, то тогда вместе с ней могут законсервироваться на неопределённый срок и две другие. Избежать подобных недоразумений поможет сепаратный подход.

Ясность

Чётко прописывайте условия с обозначением сроков дедлайнов — формулировка «срочно вышлите фотографии» не годится, так как «срочность» для некоторых — понятие растяжимое. Лучше написать:

Пожалуйста, вышлите фотографии не позднее 4 февраля (пятница) до 15 часов, чтобы мы успели разместить пресс-релиз до субботы.

Всегда точно называйте объект, о котором говорите, и дату разговора.

Избегайте слов «это», «тот», «то». Переписка должна выглядеть так, чтобы её мог понять посторонний человек, который не в теме предмета разговора. Иначе в ней легко запутаться, как в этом письме, в котором формально соблюдены вежливость и деловой стиль, но при этом оно представляет собой образец, как не надо писать деловое письмо.

Так писать не надо:

ТЕМА: срочная просьба

Федул Лукич, доброго времени суток Вам. В том экземпляре макета, который я повторно выслал Вам прошлый раз, вкралась ошибка в схеме разведения животных «пищуха» в расселинах заповедника на Красноярских столбах. Пришлите нам ту копию протокола, где говорится о возможном изменении рациона питания зверьков, а также условий в уставе нашего договора о проведении совместных мероприятий с тем ООО, чей курьер на той неделе не донёс нам оригинал этого протокола, в связи с чем рушатся сроки исполнения того заказа, который мы обсуждали месяц назад с теми заказчиками, что заказали у нас чучело генерального директора (в количестве 1 шт.) того ООО, что разработало тот макет, где выявлена ошибка и недочёты различного диаметра. Просьба поскорее выслать копию того протокола, о котором мы просим вам выслать её нас.

Надо писать так: