По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество

Поддерживать весь тот «зоопарк» ПО и техники, который находится в компьютерах ваших специалистов, – довольно кропотливая задача даже в офисе, где все сидят рядом и где не нужно ехать через весь город, чтобы поменять сотруднику мышь или нажать на кнопку. Но когда люди разбегаются по домам, ИТ-службе нужно иметь решения, которые позволят им не срываться по каждому вопросу в другой конец города. Благо таких решений довольно много.

Общие принципы здесь работают такие.

1. Чем меньше у специалиста программного обеспечения, тем легче осуществлять его техническую поддержку.

2. Чем более гомогенный у вас парк техники и номенклатура ПО, тем легче осуществлять их поддержку.

3. Чем меньше вы используете сервисов, которые работают на ваших серверах, тем легче осуществлять поддержку.

4. Чем проще инструкции для каждого специалиста, тем раньше он сможет начать работать по ним.

Эти принципы не означают, что вы должны ограничивать сотрудников там, где у них есть насущная необходимость. Но они говорят о том, что вы должны осознанно стремиться к максимальному упрощению везде, где это возможно.

В первую очередь вам нужно позаботиться, чтобы ваши ИТ-специалисты получили доступ к компьютерам пользователей, которым может потребоваться техническая поддержка. Для этого на каждый компьютер, который вы выдаете сотрудникам, стоит установить TeamViewer или другую программу, обеспечивающую удаленный доступ к рабочему столу и не зависящую от конфигурации сети дома у сотрудника. С такой программой ваша ИТ-служба сможет решить практически любую проблему на стороне специалиста.

Дальше должны быть написаны четкие инструкции:

• как пользоваться основными сервисами компании;

• как производить установку и настройку программ;

• какие адреса у ваших серверов;

• как работать с вашим VPN;

• как обращаться в службу поддержки.

Четкие инструкции-алгоритмы сэкономят вам много времени и сил. Если в офисе подойти к айтишнику и попросить помочь было довольно легко, то работать без системы заявок и заранее подготовленных инструкций на удаленке просто не получится.

Обязательное программное обеспечение

Все обязательное программное обеспечение, необходимое для работы удаленно, как и аппаратное обеспечение, так или иначе относится к средствам коммуникации.

Важно помнить, что, выбирая программное обеспечение для работы вашей организации, вам нужно руководствоваться не только финансовыми соображениями, но и соображениями безопасности и удобства использования сотрудниками. Например, можно долго пользоваться WhatsApp как основной и бесплатной системой чатов, но вы никогда не получите от него такой гибкости и расширяемости, которую дает, например, Slack. При этом у некоторых сотрудников могут смешаться личные и рабочие каналы коммуникации, они будут постоянно отвлекаться и тратить время. И это обойдется вам гораздо дороже, чем $10 в месяц на оплату Slack для одного сотрудника.

С другой стороны, если у вас уже стоит какая-то корпоративная система чатов, например идущая в комплекте с Bitrix24, и вы уже пользуетесь ею в офисе, то придумывать какое-то новое решение совершенно не обязательно, а часто даже вредно.

Я уже не раз давал этот совет в книге, но он настолько важный, что повторить его еще раз не будет лишним: если вы можете не менять что-то без потери качества – не меняйте. Не нужно переходить из Rocketchat в Slack только потому, что вам сказали, что это лучшее решение. Хотите проверить и обладаете ресурсами для экспериментов – дайте во временное пользование тестовой команде, посмотрите на результат, сравните функциональность и переходите только в том случае, если в новом софте есть крайне необходимые для вас функции, которых не хватало в старом.

Маленьким компаниям довольно легко мигрировать из одного программного решения в другое. И этим можно пользоваться, когда ваша ситуация стабильна. Но во время перехода на удаленку из офиса и здесь лучше избежать лишних изменений.

Также важно помнить про принцип гомогенности, о котором мы говорили выше. И если вы хотите использовать разное ПО для разных отделов и команд, то очень основательно подумайте, стоит ли улучшение удобства некоторых отделов разрыва коммуникации внутри компании.

Если какой-то специалист помимо коммуникации с членами команды ведет регулярные переговоры с внешними агентами, то, скорее всего, у него будет установлено довольно много программ для коммуникации, просто чтобы поддерживать связь в формате, удобном для каждого контрагента в отдельности. Даже в этом случае коммуникацию с другими членами команды такому специалисту следует вести в четко определенных каналах связи.