Полное руководство по переговорам. Пять шагов для создания долгосрочного партнерства

Цифровая грамотность играет свою роль в том, насколько комфортно пользователям работать со своими средствами. Чем меньше им приходится с ними сражаться, тем полнее они смогут сконцентрироваться на обсуждении и собеседниках. Платформы для видеоконференций и решения для онлайн-встреч могут быть очень удобными для пользователей. Перед соприкосновениями проверьте и интернет-соединение, и функционал. До первой точки онлайн-соприкосновения или в самом начале, чтобы избавить себя от множества проблем впоследствии, стоит потратить немного времени и проверить базовые опции и функционал, если вы не уверены в степени своего владения оборудованием.

Конфиденциальность и связанные с ней моменты следует обсудить и согласовать с участием всех сторон – например, решить, будет ли встреча записываться или нет, как и кому будут рассылаться электронные документы, на каком носителе сохраняться. Некоторые из этих моментов определяются законодательными требованиями. Убедитесь, что решения по вопросам безопасности и конфиденциальности соответствуют нормам и правилам стран и традициям организаций, с которыми будут вестись переговоры, поскольку законы в разных странах разные. В обеспечении конфиденциальности также важны тишина и приватность.

Те же правила касаются и физических встреч, только к ним добавляются еще некоторые, например, поставить на паузу любые уведомления и закрыть ненужные приложения, чтобы не отвлекаться. Как показывает опыт, формулирование и рассылка правил онлайн-поведения до встречи – полезное правило (см. далее о важности рассылки приглашений). В зависимости от того, кто входит в состав участников, это можно обсудить и официально утвердить или просто направить информацию одновременно с приглашением на встречу.

Все стороны должны иметь желание и возможность получать документы во время встречи, выходить в комнаты отдыха, если необходимо, включать и выключать микрофоны и видеоэкраны.

Необходимо также прояснить роли, так же как и для физических встреч: кто будет главным переговорщиком, кто его помощником, будут ли присутствовать эксперты. Кроме того, в некоторых приложениях для видеоконференций необходимы дополнительные (более технические) функции администратора (ведущего) и его помощника. Нужно также решить, кто будет администратором, а кто его помощником, помня, что эти роли могут меняться от встречи к встрече: стороны могут в целях справедливости по очереди вести встречи. В зависимости от числа участников, иногда полезно назначить координатора, который может также выполнять обязанности помощника главного переговорщика, давать слово желающим, например, следить, кто поднимает руку.

Организуя встречи (по крайней мере, первую), необходимо направить всем участникам четкие приглашения, специально привязанные к онлайн-формату. В таком приглашении устанавливается, как будет проходить встреча, включая технические требования, время, вопросы конфиденциальности и другие необходимые логистические элементы. Такие приглашения рассылаются по электронной почте.

ЭТАП ПОДГОТОВКИ

На этапе подготовки можно подумать о том, хотите ли вы вывести на экран дорожную карту (см. гл. 5). В этом случае нужно подготовить ее экземпляр без указания ваших ограничений. Также решите, будете ли вы рассылать какие-то вопросы или информацию по электронной почте до встречи, в зависимости от объема и сложности требуемых ответов. В самой точке соприкосновения также можно направлять вопросы по электронной почте, обеспечивая лучшее понимание в мультикультурном контексте, когда не все участники одинаково владеют разговорным языком.

ЭТАП СОПРИКОСНОВЕНИЯ

Как говорилось в предыдущих главах, на определенном этапе переговоров требуется обсуждение – в физическом присутствии участников или нет. Итак, если физическая встреча невозможна, нужно найти онлайн-альтернативу. Чтобы контакты в рамках переговоров были эффективны и помогали прийти к долгосрочным договоренностям и партнерству, необходимо помнить несколько моментов.

На этапе соприкосновения, когда онлайн-инструментарий оказывает наибольшее воздействие, важно помнить, что одним из навыков хорошего переговорщика является способность налаживать отношения с другими сторонами, отслеживать их эмоции и невербальный язык (и действовать соответственно), а также улавливать тонкие сенсорные сигналы. Только обсуждение лицом к лицу поддерживает этот уровень коммуникации, будь то физическая встреча или общение с помощью компьютера по видеосвязи на базе таких приложений, как Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts. Поэтому вы всегда должны стремиться организовать хотя бы одно соприкосновение лицом к лицу, а лучше несколько.