Полное руководство по переговорам. Пять шагов для создания долгосрочного партнерства

Эмоциональные и социальные сигналы намного труднее наблюдать, направлять и получать по электронной почте, и это лишает участников переговоров очень важного средства выстроить доверие и взаимопонимание. Здесь требуется особенно пристальное внимание к подбору слов. Составляя электронное письмо, пристально следите за тем, какими фразами излагаете свою идею, как составляете предложение, как продвигаетесь вперед: это уменьшит неоднозначность и непонимание посланий.

Как говорится, что написано пером, не вырубишь топором. Поэтому следите за тем, чтобы то, что вы пишете и отсылаете, отражало истинные намерения, а не гнев или фрустрированные чувства, о которых вы потом будете жалеть. Внимательно отслеживайте двоякие значения и всегда отдавайте предпочтение простой и недвусмысленной лексике. Не должно оставаться никакого пространства для истолковывания того, что написано: проявляйте исключительную вдумчивость в отношении того, что и как пишете. Помните: написанное может обладать юридически обязывающей силой, а некоторые вещи, вырванные из контекста, могут нанести ущерб. Сначала напишите, потом отдохните, перечитайте написанное и только потом отсылайте. Социальные сигналы и невербальная коммуникация – непростые вещи для общения посредством электронной почты, хотя тонкие смыслы можно отследить и через используемые слова. Длинное письмо или короткое, только излагающее факты; оттенок сожаления вместо разочарования – все это придает смысл написанному и влияет на отношения. Скорость ответа на электронное письмо также о многом говорит, как и выбор слов, и подробности изложения.

Временами люди пользуются по очереди электронными письмами и чатами. Последних следует избегать, так как они предназначены больше для неформального общения, их сложнее сохранить, чтобы вернуться к написанному. В случае высокого уровня чувствительности переговоров чаты следует считать небезопасной средой.

Преимущества встреч в онлайне

Встречи и переговоры в онлайн-среде обладают множеством преимуществ. Во многих переговорах участвуют люди, которых разделяют география и большие расстояния. Личная встреча с другими участниками дискуссии потребует времени и энергии, особенно если люди проживают в разных часовых поясах. Усталость от поездок может негативно повлиять на качество соприкосновения и желание организовать повторные встречи. Также личные встречи могут быть затратными с финансовой точки зрения: понадобятся расходы на размещение и дорогу, не говоря уж об организационных расходах. А возможность использовать высокие технологии для налаживания связи между людьми по всему миру без необходимости личного присутствия дает существенную экономию денег, времени и сил.

Люди склонны проявлять инерцию, леность, когда что-то усложняется, например, нужно координировать действия людей из разных мест. Организация нескольких раундов переговоров упрощается, если не нужно принимать в расчет время поездки. Проще зарезервировать полдня и скоординировать несколько повесток, чем потратить сутки и даже больше. Проще проявить гибкость в подборе дат и учесть нужды разных сторон (это мощный переговорный сигнал), если встречи занимают меньше времени и ведутся в онлайне.

Недавние события в мире, среди которых – пандемия 2020 года, принуждают людей к соблюдению повышенной осторожности из соображений здоровья, когда дело доходит до личных встреч. В большинстве случаев гигиеническая ситуация даже заставила вовсе отказаться от встреч лицом к лицу. Интернет-средства позволили людям продолжить деловую активность и встречаться. Если на личных встречах участники обязаны надевать защитные маски, онлайн-контакты могут оказаться предпочтительнее: можно лучше разглядеть лица, читать по губам и отслеживать невербальные сигналы. Далее, иногда сложно уловить интонацию, когда говорящий сидит в маске, а учитывая, что люди при этом проявляют меньше экспрессии, понимание может усложниться. Наконец, когда люди говорят через маску, это может ослабить или вообще лишить возможности понимать сказанное людям с проблемами слуха.

Как упоминалось в главе о контекстуальном анализе (гл. 4), мультикультурная среда может принести сюрпризы. Онлайн-соприкосновения помогают избежать возможных ошибок или недочетов, связанных с культурными традициями: к примеру, обмениваться рукопожатиями или нет, как обставить помещение для офлайн-встречи.

А вот на встречах в онлайне не надо беспокоиться о том, кого рядом с кем посадить. Если в этом смысле возникает проблема при пользовании сессионными залами, всегда возможно вручную распределить людей по залам с помощью специальных приложений для видеоконференций.

Также отмечалось, что, каким бы удивительным это ни кажется, существуют весомые экологические причины организовывать встречи в онлайне, в особенности если иностранные участники предпочитают прибывать на встречу самолетом.

Проблемы и недостатки онлайн-переговоров