Русский язык и культура речи

В документах принята унификация сокращений. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью, термины, названия организаций, своды законов. Но раз принятое сокращение должно далее повторяться без изменений. Сокращение должно быть понятно, не допускать инотолкований.

Характерные ошибки языка ОДС.

Довольно часты ошибки в документах, связанные с употреблением предлогов. Например, конструкции с предлогом по характерны для деловой речи, а без этого предлога – общеупотребительны. Например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, расходы по ремонту. Но не допускается употребление по вместо предлога о (доклад об итогах работы, переговоры о сделке). По не может указывать на цель действия и не может употребляться вместо предлога для или предлога из-за (Немало сделано для улучшения; указание не выполнено из-за нерасторопности администрации). Предлог благодаря — только в значении положительных изменений, негативные последствия – из-за.

В деловой речи ограничены варианты сочетания слов: оплата производится, задолженность погашается, оклады устанавливаются и т. п.

Нельзя выражать свои мысли следующим образом: дать кредит, большие скидки, осуществить оплату, дешевые цены и т. п.

5.7. Речевой этикет в документе

Разнообразие перечисленных языковых моделей указывает на достаточную гибкость и вариативность ОДС. Эта гибкость в значительной степени учитывает не только разнообразие регламентируемых ситуаций и ситуаций общения в манере ОДС. Подобная гибкость характерна и для этикетного аспекта в деловом общении.

Этот аспект иногда не менее важен, чем соблюдение реквизитов или структуры документа. Одно дело сказать «А подать сюда Ляпкина-Тяпкина!» И совсем другое: «Приведите (подайте) сюда Ляпкина-Тяпкина!» Второй вариант не столь категоричен. В каких-то жанрах жесткость требований уместна, в каких-то ослаблена или завуалирована, в каких-то используется форма просьбы.

Деловой этикет – это нормы поведения, установленные в сфере делового общения. Эти нормы предполагают вежливое, доброжелательное отношение к партнеру, соблюдение должной дистанции между работниками, умение говорить «да» или «нет», не обижая партнера, терпимость к чужому мнению, умение признавать свои ошибки и т. д.

В письменной речи этикет проявляется в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, формулировке поручений. Благодаря деловому этикету не только легче достичь цели общения, он также способен выразить культуру пишущего, много говорит о его личности в целом.

Так, при обращении необходимо учитывать служебное положение, степень личного знакомства (Уважаемый господин… фамилия! Или: Уважаемый господин председатель! Или: Уважаемый Анатолий Михайлович! Или: Уважаемые коллеги]). Если документ начат с одной из этих формул, то должен быть закончен формулой вежливости: С уважением…

Одним из проявлений этикета является избегание личного местоимения «я» (как в научном стиле). Вместо него употребляется глагол первого лица множественного числа: Предлагаем Вашему вниманию… Представляем на рассмотрение… Напоминаем, что срок…

Форма единственного числа (прошу, предлагаю) используется в конфиденциальных письмах или на бланках должностных лиц.

Но этикет не предполагает выражения ложной или вычурной вежливости (Будьте так любезны').

Этикетные средства позволяют иногда снять чрезмерную официальность, сухость послания, придают речи экспрессивный оттенок.

Но и в выражении своих чувств адресат должен быть сдержан и знать меру. В целом в деловом стиле эмоциональность не всегда уместна, поскольку связана с личным отношением пишущего, а это противоречит основным требованиям данного стиля. Она уместна лишь тогда, когда характеризует функции участников ситуации. Например: Несмотря на неоднократные напоминания… Данные Вами обещания не выполняются… К сожалению, должны сообщить Вам…

5.8. Реклама в деловой речи