Unknown

В принципе, может произойти следующее: человек, желающий запланировать встречу с несколькими коллегами, может дать соответствующее указание программному обеспечению GS (GSS);

Выберите свободный слот, который соответствует в ежедневнике каждого человека, и забронируйте его.

Зарезервировать место в ежедневнике каждого человека, отменив все, что там уже есть.

Сообщить физическому лицу сообщением о том, что была сделана предварительная запись, которая

необходимо подтвердить.

В каждом случае на электронную почту будет отправлено соответствующее сообщение. В настоящее время такие технологии настолько совершенны, что можно составить расписание для лиц, связанных по электронной почте в разных технологических доменах, т.е. использующих разные программы для работы с электронной почтой и дневником. Существенной особенностью такой технологии является то, что ее эффективность зависит от степени синхронизации между людьми, чтобы (например) я узнал о записи в дневнике в тот момент, когда она произошла, а не в какой-то более поздний момент. Аналогично, я должен иметь возможность сделать запись в дневнике доступной для всей системы сразу после ее создания. В отличие от электронной почты, эффективность которой (что очень важно) обусловлена прямо противоположным свойством - способностью к де-синхронизации разговоров. Можно сказать, что GSS - это синхронный процесс, а Email - асинхронный; или что Email позволяет передавать сообщения, а GSS требует общения в реальном времени.

Примеры использования GSS в организациях Пример 1. Международная компьютерная компания

В 1980-х годах один из авторов работал в международной компьютерной компании, которая разработала очень продвинутый продукт для автоматизации офиса. Среди приложений этого продукта была GSS в виде управления ежедневниками и календарями. По сути, все функции GSS были возможны на нескольких сайтах по всему миру. Система была способна найти самое раннее время для проведения встречи и занести его в ежедневник всех заинтересованных лиц. Культура бизнеса в отношении этого приложения может быть охарактеризована следующим образом.

i. Очень высокая техническая грамотность. Старшие менеджеры владели клавиатурой и с удовольствием использовали офисную технику.

ii. Очень динамичная в плане развития бизнеса, сроков и дедлайнов. Люди привыкли к тому, что их просят сделать что-то в кратчайшие сроки и ожидают от них высокого уровня работы.

iii. Большое количество времени, проводимого вне офиса (вдали от компьютерной сети) и с клиентами.

Инновационная культура.

Позитивное отношение к компании.

Хорошая командная работа.

Очень сильный контроль со стороны руководства за работой персонала через аттестацию и заработную плату .

Как и следовало ожидать, в этой организации успешно использовались такие приложения, как электронная почта. Основное преимущество электронной почты заключается в возможности рассинхронизации процессов конвертации, что позволяет людям работать так, чтобы оптимизировать собственное время и производительность, обеспечивая при этом диалог с другими сотрудниками.

GSS потерпела полное фиаско в организации из-за невозможности обеспечить полноту и точность дневников.

Пример 2 Деловая связь

В этой организации существует негласная концепция, заложенная при создании бизнеса, согласно которой персональные бизнес-консультанты (PBA) будут работать по системе делегированных ежедневников. Принцип заключается в том, что клиенты могут позвонить в бизнес-связь и попросить назначить встречу с названным PBA или первым свободным PBA. Также необходимо обеспечить возможность назначения встреч между PBA. Очевидно, что технические требования предъявляются к GSS.

Основные проблемы и вопросы, возникающие при этом, сводятся к следующему.

Сотрудники PBA большую часть времени проводят вдали от офиса и подключаются к компьютерной сети по телефонной линии. Поскольку они не имеют связи с центральной системой ведения дневников, неизбежно возникает необходимость регулярной сверки дневников. Эта система, как и многие другие, в большинстве случаев работает хорошо, но для того, чтобы она была эффективной, требуется значительная дисциплина и контроль со стороны руководства. Фактически руководство применяет дисциплину через контракты с PBA; они не являются штатными сотрудниками и, следовательно, могут быть (неявно) связаны контрактом, чтобы подчиняться правилам. Они также заинтересованы в том, чтобы их дневники были заполнены и демонстрировали максимальную активность, в силу того, как они получают вознаграждение. Можно заметить, что в этой ситуации подразумевается как желание, так и возможность контролировать со стороны руководства.